1.3.6 Raccomandazioni per fasi realizzative
Indicazioni per l’approvvigionamento
Tabella 7 - Indice di massima della Sezione sesta - Raccomandazioni per le fasi realizzative
1.3.6.1 Indicazioni per l’approvvigionamento
In questa sezione del documento si svilupperanno una serie di raccomandazioni, derivanti dall’approfondimento effettuato rispetto a requisiti e specifiche, rischi e piano del progetto, da tener presente nelle fasi successive del progetto e tese a risolvere o minimizzare le problematiche emerse. La necessità di queste indicazioni riguarda principalmente l’approvvigionamento (capitolato, gara, valutazione offerte) e la gestione del progetto realizzativo.
Scopo del processo di approvvigionamento è il tendere all’acquisizione di ciò che è più utile e conveniente per raggiungere i fini dell'organizzazione. E' importante pertanto utilizzare modalità di approvvigionamento capaci di ottenere dal mercato il miglior prodotto/servizio all’interno dei vincoli economici dati ("best value for money"). Ovviamente l’approvvigionamento deve tener conto del quadro legislativo vigente e pertanto utilizzare modalità situate all’interno delle norme che regolano l’acquisizione di beni e servizi informatici, norme che costituiscono un sistema di riferimento ed un vincolo indispensabile. Rispettare il quadro legislativo rappresenta quindi una condizione essenziale a cui è necessario uniformarsi ma non è, di per sé, un obiettivo dell’approvvigionamento.
Le indicazioni sull'approvvigionamento non consistono quindi solo nelle informazioni necessarie alla stesura dell’allegato tecnico al capitolato, ma comprendono anche, in particolare nel contesto della Pubblica Amministrazione, indicazioni relative ai criteri per la determinazione della tipologia di fornitore, alle modalità di approvvigionamento più adeguate, ai criteri di selezione delle offerte, alle esigenze di negoziazione delle varianti.
Dal punto di vista del capitolato tecnico, nello studio di fattibilità si troveranno le indicazioni relative a requisiti funzionali, architetturali e di qualità del sistema informativo da realizzare, alle specifiche globali del sistema informativo da realizzare, alla segmentazione del progetto, alle acquisizioni e realizzazioni previste e al piano di massima del progetto.
In generale tuttavia non è utile che l’attività per lo studio di fattibilità arrivi ad una compiuta ipotesi di testo del capitolato e/o di contratto. Questo perché la definizione del capitolato di gara dovrà prendere in esame anche altri fattori non considerati nello studio (ad es. i vincoli di bilancio o convenienza di operazioni di accorpamento e scorporo delle forniture) e perché lo studio non può e non deve sostituirsi alla necessaria valutazione e decisione finale, con conseguente assunzione di responsabilità, che spetta alla direzione.
Per quanto riguarda i criteri per la determinazione della tipologia del fornitore, esistono in letteratura svariate griglie tese alla classificazioni delle aziende fornitrici di prodotti e servizi informatici: un approfondimento su questo è contenuto in un altro capitolo.
Un altro elemento su cui lo studio di fattibilità potrà esprimere raccomandazioni riguarda i criteri di selezione delle offerte. Anche su questo tema esiste una trattazione specifica in un altro capitolo. Il cuore del problema consiste comunque nella definizione di un "modello di valutazione", ossia un albero pesato dei parametri di valutazione, che derivi direttamente dalla definizione dei requisiti e delle caratteristiche del sistema e dal modello di qualità atteso. Il modello di valutazione dovrà comprendere anche una parte di riepilogo e verifica dei requisiti obbligatori, che dovranno essere necessariamente presenti nell’offerta perché questa sia considerata valida.
Costruire indicazioni per il modello di valutazione, procedendo di pari con la definizione di requisiti e specifiche e con la costruzione dei requisiti del modello di qualità, oltre a consentire risparmio di tempo e risorse, permette una verifica immediata sulla completezza e sulla coerenza dei contenuti dello studio. Inoltre la costruzione del modello, individuando con chiarezza i parametri di valutazione, fornisce un aiuto fondamentale per la stesura corretta dei capitolati, dando la possibilità di evidenziare con chiarezza nel capitolato stesso i temi che le offerte dovranno sviluppare e le informazioni che dovranno contenere per rispondere alle esigenze dell’amministrazione.
L’insieme delle raccomandazioni sulla tipologia del fornitore e sui criteri di valutazione delle offerte conduce naturalmente anche a raccomandazioni sulle modalità di approvvigionamento, ossia della scelta tra le varie procedure possibili (varie tipologie di gare e di trattative private). Anche questo argomento è sviluppato in un apposito capitolo.
1.3.6.2 Indicazioni per la gestione del progetto
In questo paragrafo saranno esplicitate, sempre come raccomandazioni, le indicazioni per la gestione del progetto realizzativo derivanti principalmente dalla valutazione del rischio e dalle considerazioni sul piano di massima del progetto.
Dal punto di vista della gestione del piano di qualità si recepiranno in questa parte del documento gli elementi essenziali delle modalità di assicurazione della qualità del processo di produzione dei prodotti/servizi che si intende acquisire. Queste modalità di assicurazione della qualità dovranno essere quelle che contribuiscono in maniera preponderante all’ottenimento della qualità attesa del prodotto/servizio e alla diminuzione dei rischi.
Dal punto di vista dell’organizzazione del progetto e della sua gestione si riprenderanno e specificheranno le considerazioni svolte nel paragrafo relativo alle "Modalità di gestione del rischio", definendo modalità operative, responsabilità e coinvolgimenti necessari nell’organizzazione del progetto, i livelli di formalizzazione dei documenti, frequenza e caratteristiche del controllo dell’avanzamento. In questa parte particolare attenzione dovrà essere prestata alla definizione delle modalità di coinvolgimento dell’amministrazione e delle sue persone, sia come partecipazione alla gestione e controllo del progetto, sia come partecipazione diretta alle attività operative, sia come partecipazione dell’utente alle fasi di analisi, progettazione, test e collaudo.
Dal punto di vista delle esigenze e modalità di negoziazione delle varianti sarà necessario trovare una modalità organizzativa e operativa capace di rispondere agli eventuali problemi di incertezza dei requisiti e delle specifiche, definendo una sequenza di punti di decisione capaci di eliminare progressivamente l’incertezza e stabilendo per ogni punto di decisione le responsabilità e le modalità a cui attenersi nonché i contenuti dei prodotti intermedi (in genere, ma non solo, documenti di analisi e progettazione) necessari alla decisione.
1.3.6.3 Riepilogo degli elementi utili alla stesura del capitolato.
L’ultima sezione di questo capitolo potrà utilmente contenere un riepilogo degli elementi utili alla stesura del capitolato.
Raccomandazioni per le fasi realizzative
criteri per la determinazione della tipologia di fornitore
criteri di selezione delle offerte
indicazioni sulle modalità di approvvigionamento
Indicazioni per la gestione del progetto
indicazioni per la gestione del piano di qualità
indicazioni sul project management
esigenze di negoziazione delle varianti
Riepilogo degli elementi utili alla stesura del capitolato
L'obiettivo è quello di porre le aziende candidate nelle migliori condizioni possibili per esprimere la loro proposta e la loro offerta, al fine di ottenere il meglio dal mercato. Per questo è necessario fornire un quadro di chiarezza che eviti incomprensioni e minimizzi esclusioni non fondate su importanti motivazioni di merito.
In genere comunque tutte le classificazioni dei fornitori tendono ad assumere come elementi di riferimento un insieme di parametri tra cui si annoverano solidità finanziaria, dimensioni e localizzazione, tipologia di prodotti/servizi offerti, propensione al rischio e capacità di innovazione tecnologica. Ma, mentre la solidità finanziaria è un elemento valutabile a prescindere dalla specifica fornitura oggetto di indagine, tutti gli altri elementi acquistano specifico significato solo in relazione alla tipologia di fornitura richiesta. Da ciò scaturisce l'importanza di individuare specifici percorsi che, partendo dalla natura della fornitura richiesta, portino alla definizione delle caratteristiche preferibili dei fornitori, che poi potranno tradursi sia in requisiti vincolanti sia in parametri di valutazione delle offerte.
Fermo restando che potranno essere sviluppate tutte le indicazioni che si riterranno necessarie per far sì che il progetto realizzativo minimizzi i rischi individuati in precedenza, gli elementi che in generale risultano più critici riguardano la gestione del piano di qualità, l’organizzazione di progetto ed il "project management" e le esigenze e modalità di negoziazione delle varianti.
Si tratta semplicemente di un riepilogo dei prodotti/servizi che è necessario acquisire (configurazione del progetto realizzativo), dei requisiti di qualità dei prodotti/servizi che dovranno essere assicurati, degli elementi individuati nel modello di valutazione che è importante esplicitare nel capitolato, delle indicazioni sulle modalità di assicurazione della qualità che dovranno essere recepiti dal fornitore nel suo processo produttivo, dei vincoli su piano di lavoro e risorse che derivano dal piano di massima.
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