Si è già affermato che lo studio di fattibilità deve raccogliere, verificare, completare, sistematizzare e formalizzare informazioni elaborate in fasi precedenti e da queste mutuate, in modo da rispondere alle proprie specifiche finalità. Questo significa che ciò che manca o non è adeguato deve essere prodotto o fatto evolvere attraverso attività specifiche. E’ evidente che queste attività potranno essere organizzate e collegate in maniera diversa a seconda del livello di approfondimento già raggiunto in precedenza. E’ parimenti evidente che i metodi e le tecniche da utilizzare deriveranno, in particolare per quanto riguarda la descrizione delle soluzioni possibili, dalla tipologia del progetto in esame.

Da queste considerazioni deriva l'impossibilità di definire un percorso operativo standard per la produzione dello studio: quello che può essere utile è uno schema di riferimento, illustrato nella tabella seguente, che può costituire essenzialmente da elemento di verifica per i percorsi concreti che si definiranno nelle varie situazioni.

Come vede, il lavoro per la produzione dello studio di fattibilità è scadenzato intorno a molteplici momenti di confronto tra il gruppo di lavoro ed il committente. Attraverso le verifiche con il committente è possibile infatti superare alcuni dei principali rischi per la buona riuscita dello studio, rischi che spesso dipendono infatti dalla mancata focalizzazione dell'ambito del lavoro, da una insufficiente attenzione ai punti di reale criticità, da u a scarsa comprensione degli obiettivi del committente.

Per effettuare proficuamente questa attività di verifica sono necessari degli incontri formali in cui dovranno essere coinvolti i livelli di responsabilità necessari sia alla piena illustrazione delle finalità del lavoro sia alla assunzione delle decisioni necessarie. Gruppo di progetto e committente dovranno condividere sia il piano di lavoro, come per qualunque altra attività, sia le versioni successive del prodotto finale, lo studio stesso. All'inizio del lavoro sarà infatti necessario produrre l'ipotesi di indice del documento finale, indice che, attraverso percorsi paralleli di completamento, approfondimento e revisione si trasformerà nel corso del lavoro nel documento finale.

Nello schema proposto sono previste sette fasi.

Nella prima fase l'obiettivo principale è quello della piena comprensione e condivisione degli obiettivi, dell'ambito di intervento e delle criticità presenti. Questo obiettivo si ottiene principalmente con interviste con le figure principali della committenza oltreché, naturalmente, con l'attento esame dei documenti che hanno portato all'ipotesi di progetto che si esamina. Sulla base di quanto definito e concordato relativamente a obiettivi, ambito e criticità sarà possibile da un parte stendere la prima versione dell'ipotesi di indice dello studio e dall'altra individuare fonti di documentazione, referenti del committente da contattare, risorse e competenze necessarie, determinando quindi la prima versione del piano di lavoro. Gli oggetti prodotti (documento su obiettivi, ambito e criticità, indice dello studio e piano di lavoro) saranno pertanto oggetto della prima verifica.

Nella seconda fase l'obiettivo principale è quello della piena e dettagliata comprensione della situazione di partenza, che si traduce nella stesura della prima sezione del documento, riguardante la situazione attuale e che si sviluppa principalmente attraverso il reperimento e l'esame di tutta la documentazione e le interviste con tutti i referenti individuati. La stesura di questa parte, che comprende anche la formalizzazione di criticità e di obiettivi misurabili, implica il superamento di qualunque dubbio riguardo a confini dell'intervento, vincoli, risultati attesi e consente l'acquisizione di tutte le informazioni necessarie per la fase di progettazione e proposta. Oltre alla citata sezione del documento, si produrranno pertanto anche una nuova versione del piano di lavoro (prodotto peraltro comune a tutte le fasi) ed una nuova versione dell'indice del documento. La verifica verterà pertanto su questi elementi.

Nella terza fase l'obiettivo principale è l'individuazione e la definizione del nucleo centrale della soluzione da proporre. Si tratta pertanto di focalizzare l'attenzione sulle criticità da affrontare e sugli elementi principali della soluzione, arrivando ad una prima elaborazione che si sostanzia nella in una prima stesura della sezione riguardante il progetto di massima. Si tratterà quasi certamente di una stesura ancora incompleta e da dettagliare ulteriormente, ma dovrà essere in grado di dare una prima risposta a tutte le esigenze fondamentali del committente. All'interno di questo primo disegno della soluzione dovranno essere individuate tutte le possibili alternative da valutare nel prosieguo del lavoro, in maniera da poterle poi sviluppare e valutare. La definizione del nucleo della soluzione e l'individuazione delle alternative da considerare porteranno anche ad una terza versione dell'indice del documento finale, versione ormai pressoché definitiva: da questo momento in poi infatti gli aggiustamenti dovrebbero essere solo marginali. La verifica dovrà convalidare tutti questi elementi, consentendo un'attività successiva ormai fortemente indirizzata.

La quarta fase punta alla piena valutazione delle alternative, attraverso la loro rappresentazione e una prima tornata di analisi del rischio e dell'investimento. Questa valutazione porterà pertanto ad una seconda stesura della sezione sul progetto di massima, adesso completa dell'esame delle alternative, e ad una prima stesura delle sezioni sull'analisi del rischio e costi-benefici. La verifica, basata su questi documenti, potrà definire in maniera ultimativa il quadro della soluzione prevista e delle alternative possibili all'interno di essa di interesse reale per il committente, consentendo quindi di poter affrontare la fase finale del lavoro senza incertezze sugli oggetti da progettare.

La quinta è finalizzata alla definizione del progetto da avviare. Essa comprende il completamento ed il consolidamento di tutte le sezioni già iniziate, che dovranno essere portate al livello di dettaglio e completezza previsto, nonché la prima stesura della sezione relativa al progetto proposto, sezione che conterrà le ipotesi sulla segmentazione del progetto, le fasi realizzative, le modalità operative. Sarà questo l'elemento centrale della verifica.

Le fasi successive, che prevedono prima la stesura finale del documento ed infine la sua presentazione e formalizzazione con il committente, rappresentano i passaggi conclusivi del lavoro.

1.5.2 Impegni, tempi e costi di uno studio di fattibilità

La realizzazione di uno studio di fattibilità deve essere necessariamente una attività di breve durata, data in generale l’urgenza di arrivare alla produzione del documento. Una breve durata è inoltre connaturata al carattere sintetico e "direzionale" del documento, per il quale sono inutili e spesso negative eccessive lungaggini.

L’esperienza porta ad indicare un periodo variabile da uno a quattro mesi per la durata delle attività relative ad uno studio, periodo che ovviamente varia in relazione alla complessità e alle dimensioni del progetto da analizzare e che non comprende eventuali fasi finali di esame, valutazione e accettazione del lavoro da parte del committente, che possono anche protrarsi a lungo ove le scelte da effettuare siano particolarmente delicate.

Per accorciare i tempi è utile definire in anticipo gli aspetti logistici (luogo fisico di lavoro, accesso ai locali, problematiche di riservatezza, strumentazione informatica..), nonché chiarire fin dal momento del conferimento dell’incarico le responsabilità, le modalità e i tempi della valutazione del lavoro, sia in corso d’opera che al suo completamento. Un altro requisito importante per accelerare i lavori è la preparazione preventiva dell’insieme della documentazione esistente, necessaria all’attività del gruppo di lavoro.

L’impegno complessivo necessario alla produzione dello studio di fattibilità può variare dal doppio a quattro volte la durata temporale dello stesso, con un conseguente impegno medio per l’intera durata del lavoro di due-quattro persone.

Anche questa stima di impegno, sempre derivante dall’esperienza, varia in conseguenza della tipologia di progetto da analizzare e della complessità e dimensione del progetto.

Oltre a complessità e dimensioni, tra i fattori che maggiormente incidono sull’impegno necessario ci sono il numero delle persone da intervistare e l’eventuale necessità di procedere ad una ricognizione dell’offerta di mercato.

Ma l’aspetto principale che può incidere è certamente la qualità e la completezza delle informazioni iniziali. E’ ovvio infatti che se l’effettuazione dello studio di fattibilità impone di ricostruire situazioni poco note e mal documentate, questa attività può incidere pesantemente sull’impegno.

Le indicazioni di impegno e durata fornite si riferiscono pertanto a situazioni medie e quindi l’impegno necessario può aumentare anche considerevolmente se si attribuiscono impropriamente allo studio di fattibilità attività di ridocumentazione di sistemi informatici esistenti o di prima rappresentazione e analisi di processi di servizio mai esaminati.

Il costo dello studio di fattibilità discende direttamente dalle considerazioni relative all’impegno, in quanto le prestazioni professionali costituiscono la parte assolutamente preponderante dell’insieme delle risorse necessarie all’effettuazione dello studio.

1.5.3 Le figure professionali necessarie

Il responsabile del gruppo di lavoro per lo studio di fattibilità deve essere una persona di elevata cultura ed esperienza. Le sue capacità professionali debbono comprendere:

• capacità di interlocuzione a livello di top management e di direzione operativa;
• conoscenza generale delle opportunità di cambiamento offerte dalle tecnologie e delle problematiche organizzative connesse all’utilizzo dei sistemi informatici;
• conoscenza approfondita di metodi e tecniche per la pianificazione e la progettazione dei sistemi informativi e per la conduzione di progetti.

In presenza di specifiche problematiche di riorganizzazione e ridisegno dei processi diventa importante la conoscenza di metodi, tecniche e strumenti per la pianificazione e la gestione di progetti integrati e multidisciplinari.

Le esperienze debbono comprendere svariati anni di esperienza nel settore informatico, esperienza di consulenza direzionale, esperienza operativa su progetti complessi ed, ovviamente, l'effettuazione diretta di studi di fattibilità;

L’ampiezza e la profondità delle altre professionalità necessarie variano con la dimensione e la complessità del progetto e sono diverse per le varie tipologie di progetto, in particolare tra progetti tesi alla costruzione di sistemi applicativi e progetti di natura essenzialmente tecnologica.

Tutti i partecipanti al gruppo di lavoro, a parte l'eventuale necessità di una persona che può essere dedicata all’attività di editing e confezionamento della documentazione, debbono comunque essere persone di buona esperienza e qualificazione.

Tra le professionalità necessarie potranno annoverarsi competenze per l'organizzazione e analisi dei processi, per l'analisi e progettazione di sistemi applicativi, per la definizione di architetture tecnologiche, per la progettazione e dimensionamento di basi di dati, reti, sistemi, la conoscenza di specifiche aree applicative, la conoscenza dell’offerta di mercato in particolari settori e tante altre.

Spesso accade che nella realizzazione dello studio di fattibilità si debba far ricorso a competenze specialistiche per questioni specifiche e periodi di tempo limitati. E’ quindi importante che il gruppo di lavoro possa accedere a queste competenze secondo necessità. I mesi/persona complessivi previsti non vanno pertanto attribuiti solo alle persone che seguono lo studio di fattibilità per tutta la sua durata ma dovranno considerare anche l’insieme degli interventi specialistici necessari.

Almeno il responsabile del lavoro deve comunque assicurare la continuità, garantendo l’integrazione dei vari contributi e producendo i documenti finali.

1.5.4 Il ruolo del committente

Anche quando l'effettuazione dello studio di fattibilità è demandata a gruppi specialistici esterni, in diversi punti del lavoro c'è comunque un ruolo essenziale del committente, a cui sono demandati diversi compiti specifici.

Intanto è necessario predisporre in anticipo tutta la documentazione necessaria all’attività del gruppo di lavoro, che dovrà essere completa e quindi comprendere:

• il piano di informatizzazione e gli altri documenti illustranti strategie e indicazioni dell’amministrazione;
• tutti i documenti prodotti nella fase preliminare di individuazione del progetto e comunque attinenti alla "storia" dell’ipotesi progettuale;
• le norme presenti attinenti al contesto del progetto;
• la struttura organizzativa dell’amministrazione, con particolare riguardo alle unità organizzative coinvolte;
• la documentazione relativa ai processi di servizio coinvolti;
• la documentazione relativa ai sistemi informativi già esistenti su cui il progetto impatterà (sistemi da reingegnerizzare, sistemi con cui interfacciarsi, altri sistemi pre-esistenti nel contesto del progetto..)
• la documentazione su standard e norme interne del settore informatico;
• l’elenco delle persone di riferimento per lo studio (responsabili dei settori utente impattati, figure professionali informatiche da coinvolgere...);
• l’elenco telefonico interno ed eventuali altre strutture di Office Automation disponibili;

e ogni altro documento che si ritiene utile all’attività.

E’ inoltre indispensabile pre-avvertire tutte le persone coinvolte nello studio dell’imminenza dell’avvio del lavoro e della presenza di personale esterno dedicato nonché far loro presente la necessità di rendere disponibili al gruppo di lavoro le informazioni di cui necessita, con interviste, questionari ed eventuale consegna di altro materiale (modulistica, report ecc.) da preparare opportunamente anche per valutare eventuali problemi di riservatezza.

Tra le persone che il gruppo di lavoro dovrà incontrare possono esserci anche dipendenti di altre aziende fornitrici. I responsabili di queste aziende fornitrici vanno contattati per avvertirli del lavoro e per definire e gestire opportunamente contenuti e modalità della loro collaborazione.

Ma il punto chiave, in particolare nella P.A., è che l'organizzazione committente deve mantenere la responsabilità dei lavori e partecipare attivamente con proprie persone al gruppo di lavoro.

L’amministrazione dovrà quindi esprimere un responsabile dell’attività che avrà il compito di indirizzare, coordinare e verificare l’avanzamento delle attività e la qualità del lavoro.

La prima incombenza del responsabile è la redazione, all’inizio delle attività ed in accordo con il fornitore, di un piano operativo per la realizzazione dello studio, che come tutti i piani deve prevedere la definizione dei prodotti finali ed intermedi, un piano dei rilasci, un piano delle attività, le modalità di controllo dell’andamento.

Successivamente sarà cura del responsabile verificare l’andamento dello studio, esaminare la qualità dei risultati e prevenire e risolvere gli eventuali problemi che possono sorgere. Il responsabile rappresenta l’interfaccia dell’amministrazione rispetto al fornitore è dovrà essere pertanto sua specifica cura quella di risolvere le questioni che possano nascere nel rapporto amministrazione-gruppo di lavoro, in particolare promuovendo e verificando la collaborazione che deve essere fornita dagli utenti.

E’ infine utile sottolineare come la partecipazione di persone dell’amministrazione al gruppo di lavoro possa da una parte fornire al fornitore una maggiore conoscenza dell’ambiente e del contesto e dall’altra rappresenti una preziosa possibilità di acquisizione di competenza ed esperienza, configurandosi come un vero e proprio "training on the job".

Dovranno poi essere definite e successivamente messe in atto, a conclusione dello studio di fattibilità, modalità formali e sostanziali per l’esame dei prodotti ricevuti e la loro approvazione.

1.5.5 Affidamento all’esterno dello studio e questione dell’incompatibilità

La legge (D. Lvo 39/93, art. 13, comma 1) prescrive l’incompatibilità tra l’affidamento ad una azienda dell’effettuazione di uno studio di fattibilità e la successiva realizzazione del progetto operativo da parte della medesima azienda ed inibisce quindi anche la partecipazione ad eventuali gare. Questa prescrizione riprende peraltro indicazioni contenute nella normativa europea e nazionale relative in genere agli appalti pubblici.

L'incompatibilità deriva ovviamente dalla necessità che chi realizza studi di fattibilità non debba avere condizionamenti e altri possibili interessi per poter operare in piena indipendenza di giudizio.

Con l’affidamento all’esterno dello studio di fattibilità si ha quindi un processo complessivo che porta alla realizzazione del progetto caratterizzato dal fatto che l’amministrazione individua il progetto, gestisce una procedura di acquisizione del servizio teso alla realizzazione dello studio di fattibilità, decide sulla base dello studio di attuare il progetto e gestisce la gara per la realizzazione. L’azienda che effettua lo studio di fattibilità viene retribuita per il servizio e non può poi partecipare alla gara per la realizzazione, che sarà pertanto affidata ad un’altra società, quella che vincerà la gara per la realizzazione.

Questo percorso non è peraltro l’unico possibile.

Un altro percorso prevede l'utilizzo del "Concorsi di progettazione", regolato dal D.Lvo 157/95, attuativo della direttiva 92/50/CEE in materia di appalti pubblici di servizi. I "Concorsi di progettazione" sono "..procedure intese a fornire all’amministrazione o al soggetto aggiudicatore....un piano o un progetto, selezionati da una commissione giudicatrice in base ad una gara, con o senza assegnazione di premi" e si applicano a vari settori tra cui quello della elaborazione dei dati. Con questo strumento si possono richiedere ad una gamma di aziende contributi progettuali, che possono contribuire alla definizione del progetto realizzativo e che non sono sottoposti al vincolo dell’incompatibilità.

Il ricorso a questa procedura è indicato per progetti di notevoli dimensioni e complessità in cui abbia particolare rilevanza l’esame e la comparazione di alternative in termini architetturali e di modalità realizzative "strategiche", così come sono state individuate e definite nel precedente capitolo. In questa classe di progetti rientrano però gran parte dei progetti più significativi ed impegnativi (reingegnerizzazioni complessive dei fondamentali processi di servizio, migrazioni architetturali globali, esternalizzazione dei servizi informatici) su cui sono impegnate le amministrazioni.

Un altro percorso prevede lo svolgimento dello studio di fattibilità in un ambiente pre-competitivo, ossia ricorrendo ad associazioni o gruppi di fornitori concorrenti. Questo percorso appare adatto a situazioni in cui emergono come problematiche principali quelle della compatibilità tra sistemi e standard diversi. Il contributo dell'insieme dei fornitori può quindi consistere proprio nell'elaborare uno scenario architetturale di riferimento che salvaguardi le caratteristiche dell'offerta di ognuno garantendo al contempo gli obiettivi di integrazione necessari.