Sistema Informativo

Studio di Fattibilità

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Studio di Fattibilità nomeprogetto
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1	La situazione attuale	4

1.1	Il contesto dello studio	4

1.1.1	Ripresa della visione strategica in termini di servizi, organizzazione, tecnologia	4

1.1.2	Ripresa dei principali passaggi che hanno portato all’individuazione del progetto	4

1.1.3	Collocazione del progetto all’interno del piano di informatizzazione	4

1.2	Descrizione della problematica	4

1.2.1	Descrizione del problema/opportunità	4

1.2.2	Rilevanza del problema/opportunità	4

1.2.3	Esigenze da soddisfare (rispetto ad utenti interni e esterni)	4

1.3	Descrizione della situazione attuale	4

1.3.1	Individuazione e rappresentazione dei processi	4

1.3.2	Individuazione e rappresentazione dei flussi informativi	4

1.3.3	Individuazione e rappresentazione della struttura organizzativa e dell’utenza coinvolta	4

1.3.4	Attuale livello di automazione	4

1.4	Analisi e diagnosi della situazione attuale	5

1.4.1	Individuazione dei fenomeni che costituiscono le cause del problema	5

1.4.2	Collocazioni di tali fenomeni sulle diverse componenti del processo di servizio	5

1.4.3	Individuazione di metriche atte a rappresentare i fenomeni critici e la loro evoluzione	5

1.4.4	Misurazione della situazione attuale	5

1.5	Identificazione dei vincoli	5

1.5.1	Quadro normativo di riferimento	5

1.5.2	Vincoli temporali ed altri vincoli	5

1.6	Definizione degli obiettivi del progetto	5

2	Il progetto di massima	5

2.1	Requisiti della soluzione	6

2.1.1	Dettaglio del processo previsto (dopo l’intervento)	6

2.1.2	Interventi previsti sulle componenti non informative del processo	6

2.1.3	Necessità di modifica della normativa	6

2.1.4	Requisiti del sistema informativo da realizzare	6

2.2	Specifiche generali del sistema	7

2.2.1	Specifiche applicative	7

2.2.2	Specifiche tecnologiche	7

2.3	Modalità di realizzazione	7

2.3.1	“Make or buy”	7

2.3.2	Riuso di componenti esistenti	8

2.3.3	Avvio del nuovo sistema	8

2.3.4	Esercizio e manutenzione del sistema	8

2.3.5	Formazione e assistenza utenti	8

3	Analisi del rischio	8

3.1	Fattori di rischio del progetto	8

3.1.1	Complessità	8

3.1.2	Incertezza	9

3.2	Analisi del rischio di progetto	9

3.3	Modalità di gestione del rischio	10

4	Il progetto proposto	10

4.1	Segmentazione del progetto (soluzione unica, incrementale, evolutiva)	10

4.2	Specifiche globali del sistema informativo da realizzare	10

4.3	Riepilogo delle acquisizioni e realizzazioni previste	10

4.4	Piano di massima del progetto	10

4.4.1	Piano dei rilasci	11

4.4.2	Punti di controllo	11

4.4.3	WBS, Pert, Gantt	11

5	Analisi costi-benefici	11

5.1	Valutazione dei benefici attesi	11

5.1.1	Individuazione e descrizione dei benefici attesi	11

5.1.2	Individuazione ed esplicitazione delle metriche utilizzate e dei valori attesi	11

5.1.3	Correlazione obiettivi - benefici	11

5.2	Stima dei costi	11

5.2.1	Individuazione delle principali voci di costo	11

5.2.2	Esplicitazione delle metriche utilizzate	11

5.2.3	Stima dell’impegno di risorse umane	11

5.2.4	Stima dei costi di impianto e di esercizio	11

5.3	Analisi dell’investimento	11

6	Raccomandazioni per le fasi realizzative	12

6.1	Indicazioni per l’approvvigionamento	12

6.1.1	Criteri per la determinazione della tipologia di fornitore	12

6.1.2	Criteri di selezione delle offerte	12

6.1.3	Indicazioni sulle modalità di approvvigionamento	12

6.2	Indicazioni per la gestione del progetto	12

6.2.1	Indicazioni per la gestione del piano di qualità	12

6.2.2	Indicazioni sul project management	12

6.2.3	Esigenze di negoziazione delle varianti	12

6.3	Riepilogo degli elementi utili alla stesura del capitolato	12

La situazione attuale

Il contesto dello studio

Questa parte del documento colloca il progetto analizzato dallo studio di fattibilità nel contesto della strategia di sviluppo del sistema informativo. Il compito dello studio di fattibilità è quindi quello di puntualizzare gli elementi specifici relativi al progetto in esame e di formalizzare il raccordo tra l’iniziativa prevista e il quadro generale.

Ripresa della visione strategica in termini di servizi, organizzazione, tecnologia

Ripresa dei principali passaggi che hanno portato all’individuazione del progetto

Collocazione del progetto all’interno del piano di informatizzazione

Descrizione della problematica

Questa parte dello studio di fattibilità identifica la problematica da cui scaturisce il progetto, ne indica la rilevanza e ne delinea esattamente i confini.

Descrizione del problema/opportunità

Rilevanza del problema/opportunità

Esigenze da soddisfare (rispetto ad utenti interni e esterni)

Descrizione della situazione attuale

Questa parte dello studio di fattibilità consiste nella individuazione e rappresentazione dei processi e dei sistemi informatici coinvolti nell’area di intervento, con specifica attenzione alla individuazione e rappresentazione dei flussi informativi, nella individuazione e rappresentazione della struttura organizzativa e dell’utenza coinvolta e nella descrizione sommaria dell’attuale livello di automazione.

Individuazione e rappresentazione dei processi

Individuazione e rappresentazione dei flussi informativi

Individuazione e rappresentazione della struttura organizzativa e dell’utenza coinvolta

Attuale livello di automazione

Analisi e diagnosi della situazione attuale

Questo paragrafo esplicita i risultati dell’attività di analisi e diagnosi dei processi impattati dal progetto, i quali porteranno alla individuazione e quantificazione degli obiettivi del progetto.

Si approfondisce la precedente descrizione del problema, andando ad individuare le varie cause, collocarle correttamente sulle varie componenti del processo, individuare delle metriche atte a misurare i fenomeni che costituiscono le cause del problema, raccogliere le misure in riferimento alle metriche individuate.

Individuazione dei fenomeni che costituiscono le cause del problema

Collocazioni di tali fenomeni sulle diverse componenti del processo di servizio

Individuazione di metriche atte a rappresentare i fenomeni critici e la loro evoluzione

Misurazione della situazione attuale

Identificazione dei vincoli

I vincoli possono essere sia di tipo giuridico-normativo, sia di natura temporale, sia di altra natura, sostanzialmente di carattere economico e organizzativo.

Tutto ciò che viene acquisito come vincolo deve naturalmente essere coerente con quanto definito in precedenza in termini di problematiche, ossia i vincoli non possono essere tali da impedire alla radice la risoluzione di quanto evidenziato.

Quadro normativo di riferimento

Vincoli temporali ed altri vincoli

Definizione degli obiettivi del progetto

Gli obiettivi debbono essere quantitativi ossia debbono fare riferimento a costi, tempi e a individuate caratteristiche di qualità del prodotto/servizio erogato, sempre suffragate da metriche specifiche e debbono essere in correlazione diretta con i fenomeni già individuati in precedenza come causa delle problematiche evidenziate.

E’ quindi necessario descrivere gli obiettivi e collegare ad ogni obiettivo la metrica da utilizzare per la verifica del suo raggiungimento, i valori attuali e i valori obiettivo, eventualmente scadenzati nel tempo. Scadenzare gli obiettivi è necessario, nel caso di progetti complessi, per evidenziare come il progetto sia in grado di rispondere ai vincoli temporali evidenziati. Gli obiettivi evidenziati in questa sezione del documento fanno riferimento all’insieme del programma di cambiamento proposto e sono pertanto obiettivi che si riferiscono al processo di servizio (o all’insieme omogeneo di processi di servizio) coinvolti.

Il progetto di massima

Il progetto di massima contenuto nel presente documento consiste in una descrizione del sistema informativo previsto che si compone della definizione dei requisiti, ossia delle condizioni che il sistema considerato deve soddisfare, delle specificazione del sistema, ossia di una descrizione del sistema proposto in termini di proprietà. E delle principali modalità di realizzazione.

Poiché l’elaborazione del progetto di massima risponde principalmente all’esigenza di verificare la fattibilità del progetto e di stimarne costi, benefici e tempi, la descrizione del progetto che scaturisce dallo studio di fattibilità sarà necessariamente ad uno stadio di definizione non esaustivo, principalmente in termini di dettaglio e di completezza.

Requisiti della soluzione

In questa parte del documento di studio di fattibilità si debbono evidenziare i requisiti della soluzione proposta, ossia le condizioni essenziali che la soluzione proposta deve rispettare sia dal punto di vista informatico che dagli altri punti di vista. È importante che lo studio di fattibilità arrivi ad individuare e descrivere tutti i requisiti (estensione totale), anche se ad un livello di dettaglio magari incompleto.

Dettaglio del processo previsto (dopo l’intervento)

Questa parte del documento descrive e rappresenta il nuovo assetto che il/i processo/i di servizio impattati assumeranno a conclusione del progetto o dell’insieme degli interventi di cambiamento individuati.

Interventi previsti sulle componenti non informative del processo

Questa sezione del documento descrive i progetti e le iniziative di cambiamento su tutti gli aspetti non informatici. Contiene la descrizione di quanto si prevede di fare per arrivare alla soluzione finale individuata.

Necessità di modifica della normativa

Nel contesto della Pubblica Amministrazione assume particolare importanza l’esplicitazione delle modifiche normative che si ravvisano come necessarie e dei passaggi previsti per la loro attuazione.

Requisiti del sistema informativo da realizzare

Questa parte del documento individua e rappresenta i requisiti essenziali a cui il nuovo sistema informativo dovrà rispondere.

I requisiti riguardano le informazioni che dovranno essere trattate, le funzioni che dovranno essere informatizzate, le modalità di lavoro previste, gli elementi architetturali che dovranno essere rispettati per garantire l’integrazione del nuovo sistema nella situazione esistente, le caratteristiche di qualità richieste, l’esplicitazione di volumi, tempi, durate ecc. che dovranno essere rispettate.

Informazioni trattate

Funzioni informatizzate

Modalità di lavoro

Requisiti architetturali

Requisiti di qualità

Specifiche generali del sistema

In questa parte del documento si evidenziano le specifiche generali del sistema informativo da realizzare o modificare, ossia quelle caratteristiche o proprietà essenziali per rispondere alle esigenze e ai requisiti individuati.

Specifiche applicative

Le specifiche applicative riguardano l’architettura dati e l’architettura applicativa, ossia l’individuazione e la descrizione dei principali archivi e dei vari sotto-sistemi che forniscono l’insieme delle funzionalità informatizzate del sistema.

Architettura dati (con esame e valutazione delle eventuali alternative)

Architettura applicativa (con esame e valutazione delle eventuali alternative)

Interfaccia utente

Specifiche tecnologiche

In questa sezione del documento si definiscono gli elementi essenziali riguardanti la configurazione tecnologica del sistema in termini di numero, distribuzione e caratteristiche dei posti di lavoro, di dimensioni, caratteristiche e natura dei poli elaborativi, di struttura e caratteristiche della rete di comunicazione, di software di base e di software di rete da utilizzare.

Architettura tecnologica (con esame e valutazione delle eventuali alternative)

Ambiente e strumenti di sviluppo (con esame e valutazione delle eventuali alternative)

Modalità di realizzazione

In questa sezione del documento si definiscono le principali modalità realizzative da adottare, ossia sostanzialmente le scelte di realizzazione ex-novo di un sistema applicativo ad hoc piuttosto che l’acquisizione di pacchetti presenti sul mercato o disponibili presso altre amministrazioni (“make or buy”) e le scelte in ordine al riuso di componenti esistenti.

“Make or buy”

“Make or buy” – 1 – Nuovo sviluppo vs. pacchetti standard o applicazioni esistenti

Una prima accezione dell’alternativa “make or buy” consiste nella scelta tra l’acquisizione di pacchetti standard (o addirittura di applicazioni ad hoc già sviluppate e funzionanti in altre situazioni) e lo sviluppo ex – novo.

“Make or buy” – 2 Utilizzo risorse interne o ricorso al mercato

Una seconda accezione dell’alternativa “make or buy” è rappresentata dalla scelta fra utilizzo di risorse interne ed il ricorso al mercato, relativamente alla realizzazione di uno specifico prodotto (ad es. un sistema applicativo) o all’acquisizione di uno specifico servizio (ad es. manutenzione software, assistenza utenti, data entry…).

“Make or buy” – 3 Esternalizzazione o meno delle attività di conduzione, gestione e manutenzione dei sistemi informativi delle amministrazioni

Un discorso specifico va fatto per i progetti tesi all’affidamento all’esterno delle attività di conduzione, gestione e manutenzione dei sistemi informativi delle amministrazioni, comunemente note come “outsourcing”. Per questi progetti tutto il problema ruota intorno all’alternativa “make or buy” e quindi all’esame delle alternative.

Riuso di componenti esistenti

Questa sezione del documento è relativo al riuso o meno di componenti esistenti. in particolare la problematica del riuso riguarda le apparecchiature, i dati (per i quali è da prevedere la migrazione nel nuovo sistema) ed il software applicativo.

Avvio del nuovo sistema

Questa sezione dello studio esamina le problematiche relative alla messa in produzione e all’avvio del nuovo sistema, con specifica attenzione alla sua installazione e diffusione.

Esercizio e manutenzione del sistema

In questa sezione del documento sono evidenziate le necessità di manutenzione del sistema in tutte le sue componenti, individuandone i requisiti, le modalità operative, gli impegni necessari.

Formazione e assistenza utenti

In questa parte del documento si evidenziano le necessità di formazione necessarie all’attivazione del sistema, formazione che si dovrà rivolgere in maniera differenziata ai dirigenti, agli utenti e al personale informatico.

Analisi del rischio

I rischi di un progetto rappresentano dei pericoli, delle possibilità che si verifichino conseguenze dannose. La conseguenza negativa massima è la mancata conclusione del progetto ma è sinonimo di fallimento anche se i prodotti siano errati o non accettati e non usati e che quindi non si raggiungano i benefici attesi. Sono significativi anche altri rischi quali in particolare la lievitazione dei costi, l’allungamento dei tempi, i problemi di integrazione.

Fattori di rischio del progetto

In questa parte del documento si individuano e descrivono i principali fattori di rischio del progetto.

Complessità

Complessità gestionale

Dimensioni del progetto

Altri fattori

Incertezza

Incertezza dei requisiti

Innovazione tecnologica

Analisi del rischio di progetto

Consiste nella valutazione sistematica di tutti i fattori di rischio individuati. Normalmente la modalità più diffusa consiste nell’attribuzione di un coefficiente qualitativo (alto, medio, basso), che classifica l’importanza di ogni fattore e di ogni classe di fattori.

Il risultato finale si compendia in una tabella, di seguito riportata, in cui vengono evidenziati il livello di rischio di ogni singolo fattore, di ogni classe di fattori e dell’intero progetto.

TABELLA RIEPILOGATIVA DELL’ANALISI DEL RISCHIO
Classificazione	Alto	Medio	Basso
Complessità gestionale
Rilevanza strategica del progetto	X
Interfunzionalità	X
Interconnessione con altri progetti	X
Eterogeneità degli attori	X
....
Valutazione generale	X
Dimensioni del progetto
Numero complessivo di mesi/persona previsti
X
Dimensione del sistema
X
Dimensione economica
X
....
Valutazione generale
X
Incertezza dei requisiti
Stabilità dell’ambiente e dei processi	X
Disponibilità, chiarezza e stabilità dei requisiti
X
Comprensibilità del sistema esistente
X
Livello di formalizzazione dei processi e delle informazioni aziendali	X
Partecipazione e supporto direzionale
X
....
Valutazione generale	X
Innovazione tecnologica
Utilizzo di nuovo hardware
X
Utilizzo di nuovo software di base
X
Necessità di integrazione di tecnologie eterogenee	X
….
Valutazione generale
X
VALUTAZIONE GLOBALE DEL RISCHIO DEL PROGETTO
X

Modalità di gestione del rischio

Questa parte rappresenta il contributo più significativo dello studio di fattibilità alla problematica del rischio e consiste nella definizione di una strategia e di un insieme di azioni teso alla riduzione dei rischi e quindi al buon andamento del progetto.

Tra queste assumono una particolare importanza le scelte relative alla segmentazione del progetto, alla definizione dei punti di decisioni da prevedere nel corso del progetto alle modalità di controllo del progetto, a cui si aggiungono eventualmente altri aspetti specifici.

Il progetto proposto

Segmentazione del progetto (soluzione unica, incrementale, evolutiva)

Questa parte del documento descrive ed evidenzia le scelte in ordine alla segmentazione del progetto e le considerazioni che hanno portato alle scelte medesime. Da queste scelte derivano sia la definizione concreta del progetto realizzativo, sia le indicazioni in termini di piano dei rilasci e di definizione di successivi punti di decisione.

Specifiche globali del sistema informativo da realizzare

Riepilogo delle acquisizioni e realizzazioni previste

Questa parte del documento focalizza il progetto realizzativo effettivamente proposto, alla luce dei criteri di segmentazione scelti.

Piano di massima del progetto

In questa parte del documento si descrive il piano di massima del progetto. Il piano qui formulato ha l’obiettivo di evidenziare le necessità e gli obiettivi di fondo a cui la programmazione puntuale delle attività si dovrà adeguare per poter rispettare sia le scadenze temporali individuate come requisiti del progetto, sia la progressione della realizzazione di prodotti intermedi necessari al progressivo superamento dell’incertezza e alla definizione di dettaglio dei prodotti finali attesi.

Piano dei rilasci

Punti di controllo

WBS, Pert, Gantt

Analisi costi-benefici

Valutazione dei benefici attesi

In questa parte del documento si descrivono in maniera analitica i benefici attesi dal progetto, esplicitando le metriche utilizzate, dichiarando i valori attesi ed infine correlando i benefici individuati con gli obiettivi generali del progetto già espressi in precedenza.

Individuazione e descrizione dei benefici attesi

Individuazione ed esplicitazione delle metriche utilizzate e dei valori attesi

Correlazione obiettivi - benefici

Stima dei costi

In questa parte del documento si evidenzieranno i costi stimati del progetto.

Individuazione delle principali voci di costo

Esplicitazione delle metriche utilizzate

Stima dell’impegno di risorse umane

Stima dei costi di impianto e di esercizio

Analisi dell’investimento

L’analisi dell’investimento, o analisi costi - benefici, ha un duplice scopo:

da una parte quello di giustificare economicamente l’investimento necessario e quindi di sintetizzare gli elementi per la decisione sull’avvio del progetto. In questo senso l’analisi dell’investimento rappresenta uno dei cardini necessari a raggiungere gli obiettivi per cui lo studio viene effettuato.

dall’altra quello di fornire gli elementi per la scelta nel caso in cui si comparino più alternative.

Raccomandazioni per le fasi realizzative

Indicazioni per l’approvvigionamento

In questa sezione del documento si sviluppano una serie di raccomandazioni, derivanti dall'approfondimento effettuato rispetto a requisiti e specifiche, rischi e piano del progetto, da tener presente nelle fasi successive del progetto e tese a risolvere o minimizzare le problematiche emerse. La necessità di queste indicazioni riguarda principalmente l'approvvigionamento (capitolato, gara. valutazione offerte) e la gestione del progetto realizzativo.

Criteri per la determinazione della tipologia di fornitore

Criteri di selezione delle offerte

Indicazioni sulle modalità di approvvigionamento

Indicazioni per la gestione del progetto

In questo paragrafo saranno esplicitate, sempre come raccomandazioni, le indicazioni per la gestione del progetto realizzativo derivanti principalmente dalla valutazione del rischio e dalle considerazioni sul piano di massima del progetto. fermo restando che potranno essere sviluppate tutte le indicazioni che si riterranno necessarie per far si che il progetto realizzativo minimizzi i rischi individuati in precedenza, gli elementi che in generale risultano più critici riguardano la gestione del piano di qualità, l'organizzazione di progetto e il “project management” e le esigenze e modalità di negoziazione delle varianti.

Indicazioni per la gestione del piano di qualità

Indicazioni sul project management

Esigenze di negoziazione delle varianti

Riepilogo degli elementi utili alla stesura del capitolato

L’ultima sezione di questo capitolo contiene un riepilogo degli elementi utili alla stesura del capitolato. Si tratta semplicemente di un riepilogo dei prodotti/servizi che è necessario acquisire(configurazione del progetto realizzativo), dei requisiti di qualità dei prodotti/servizi che dovranno essere assicurati, degli elementi individuati nel modello di valutazione che è importante esplicitare nel capitolato, delle indicazioni sulle modalità di assicurazione della qualità che dovranno essere recepiti dal fornitore nel suo processo produttivo, dei vincoli su piano di lavoro e risorse che derivano dal piano di massima.

SI MURST	Documento di Fattibilità

Studio di Fattibilità, aggiornato il 25/05/99 14.13	2/1

Documento dei requisiti

Tecnitel

Ing. Gaetanino Paolone

1999-05-25

Gaetanino Paolone

InfoSfera