Presidenza del Consiglio dei Ministri DIPARTIMENTO DELLA FUNZIONE PUBBLICA

Guida all'impaginazione dei documenti amministrativi di Giovanni Garroni
Scopo della Guida é fornire un orientamento essenziale per la produzione corrente di documenti. Quindi non un manuale di grafica, ma più semplicemente un piccolo breviario di buon senso visivo. Le proposte contenute nella guida, che a volte potranno sembrare rigide, sono un semplice testo orientativo per la pubblica amministrazione, con i suoi complessi problemi di comunicazione a un ampio pubblico.

1. Orientamenti generali

1.1. Lo strumento di scrittura

Qualsiasi trascrizione é una forma di impaginazione

Quando trascriviamo un qualsiasi documento, scrivendo a mano, con la macchina da scrivere o con il personal computer, dobbiamo progettare la sua impaginazione.

Rendere efficace il messaggio

La pagina e il testo dovranno essere pensate in relazione al tipo di messaggio e al tipo di lettore e alle sue abitudini visive.

Facilitare la lettura con una impaginazione chiara

Per l'impaginazione valgono le stesse regole utilizzate per la redazione del testo. La chiarezza della struttura logica della nostra informazione scritta deve essere dimostrata dalla presentazione grafica.

1.2. Il personal computer

Non farsi dominare dallo strumento

Tenere sempre sotto controllo l'aspetto del documento riducendo al minimo le varianti.

Utilizzare caratteri chiari e leggibili

Non abusare della grande offerta di caratteri da stampa del personal computer. Per i documenti correnti utilizzare il carattere della macchina da scrivere (es. Courier)

1.3. La pagina e la sua struttura

La pagina é una mappa

Già al primo impatto, la struttura logica del testo deve essere chiara. La comunicazione al pubblico deve colpire l'osservatore in modo tale che si soffermi sui dati essenziali della comunicazione.

La lettura di un testo

In genere non si legge ma si guarda, si dà un'occhiata; cioé con il testo si ha un approccio essenzialmente visivo, rinviando la lettura più accurata.

Dove si sofferma lo sguardo

La nostra lettura non é lineare, ma procede a balzi con frequenti ritorni dell'occhio all'indietro. La nostra scrittura, detta minuscola, concentra molte informazioni sulla parte superiore delle lettere.Per abitudine il nostro occhio, durante la lettura, si sofferma principalmente sulla parte superiore delle lettere.

Usare caratteri tipografici ben leggibili

I caratteri sono dei segni convenzionali. La loro leggibilità é determinata principalmente dall'abitudine. Nonostante ciò tra i vari tipi di carattere normalmente utilizzati ci sono comunque differenze significative di leggibilità. Le lettere minuscole sono più ricche di informazioni delle lettere maiuscole. I caratteri con le grazie (che sono i piccoli fili alle estremità delle aste) sono più ricchi di informazioni dei caratteri senza grazie, detti bastoni. Un testo scritto tutto in maiuscolo é più faticoso da leggere di un testo scritto in minuscolo. Un testo scritto con un carattere senza grazie richiede più attenzione di lettura di un testo scritto con un carattere con le grazie.

1.4. La gabbia di impaginazione

Ogni testo sulla pagina ha una gabbia di impaginazione.

La gabbia di impaginazione é quella struttura di linee invisibili che organizzano il testo sulla pagina.

La gabbia deve facilitare la lettura del testo

La costruzione della pagina scritta deve sostenere la struttura logica del testo.

La gabbia deve accettare tutte le varianti del testo

La gabbia deve essere sperimentata per accogliere tutte le varianti presenti in un testo, senza che queste producano una sensazione di disordine.

Verificare la composizione per colonne specializzate

Un esperimento utile consiste nel dividere la pagina, con i suoi margini già definiti, in tre o quattro colonne. La colonna a sinistra può essere usata per le evidenziazioni, come richiami, titolazioni, sintesi, e le restanti colonne per il testo.

Costanza nella posizione del testo

Ogni categoria di testo (titoli, titoletti, richiami, testo corrente, note, tabelle eccetera) deve trovare forma e allineamento costanti all'interno di uno stesso documento.

Non confondere le intestazioni con i contenuti

Con il personal computer é frequente la produzione delle intestazioni della carta insieme al testo. Deve sempre essere evidente la differenza tra i due testi.

1.5. I caratteri tipografici

Il lettore non deve vedere i caratteri tipografici

I caratteri tipografici sono dei segni convenzionali, frutto di abitudini secolari di scrittura e di lettura. Per una lettura scorrevole dei testi correnti il carattere non deve essere in primo piano.

Caratteri con grazie

I caratteri con le grazie sono quelli che hanno un raccordo tra le aste verticali e le linee orizzontali. Sono i più diffusi per i testi correnti.

Caratteri senza grazie

I caratteri senza grazie sono quelli composti di semplici aste, in genere di spessore costante. In genere sono forniti in molte varianti dello spessore delle aste, ciò ne favorisce l'uso per titolazioni e elementi da porre in evidenza.

Evitare caratteri con disegni fantasiosi

Ci sono in commercio infiniti caratteri.

Noi ci limiteremo a queste sole due categorie di base: con le grazie e senza grazie. Con queste si può affrontare la mole maggiore del lavoro di impaginazione dei testi.

Caratteri per il personal computer

Si é imposto un elenco standard di caratteri che i produttori vendono già installati nelle macchine o nei programmi. L'elenco comprende i caratteri più diffusi di ogni categoria: un carattere da macchina per scrivere, in genere il Courier; qualche carattere con le grazie, dove non manca mai il Times e il Palatino; qualche carattere senza grazie, l'Helvetica - o il suo equivalente Arial - e l'Univers. Questi caratteri sono stati scelti dai produttori sia per la loro fama che per dei particolari di disegno, che ne rendono particolarmente buona la resa su video.

1.6. Raccomandazioni sul trattamento del testo

Tondo

Il testo deve essere scritto di norma in carattere tondo chiaro, cioé il carattere normale di una serie, possibilmente della famiglia dei romani (i caratteri con le grazie).

Corsivo

Il corsivo ha un significato preciso e non può essere usato al posto del tondo. In linea di principio vanno in corsivo i titoli di libri, film e opere d'arte, le parole straniere, e raramente le parole a cui si vuole dare evidenza.

Neretto

Bisogna evitare l'uso del neretto dentro testi composti in tondo chiaro. Il neretto si può usare per elementi definiti nella pagina, come le numerazioni di capoversi o i titoletti. Il neretto non deve mai essere usato con le funzioni del corsivo e infatti dispone di un suo corsivo.

MAIUSCOLO

Il maiuscolo va utilizzato con grande parsimonia e mai per i testi correnti. Anche nelle titolazioni bisogna cercare di evitare i testi scritti in maiuscolo, che risultano di difficile lettura. In alternativa é meglio utilizzare variazioni di corpo (la dimensione del carattere), il neretto, un carattere alternativo. I titoli tutti in maiuscolo devono essere molto brevi (quattro o cinque parole). Non devono essere composti testi in maiuscolo corsivo, questo serve esclusivamente ad accompagnare il corsivo minuscolo.

Scegliere l'ordine di composizione

Il modo con cui il testo é ordinato sulla pagina deve essere costante e non deve creare problemi di lettura.

Composizione a blocchetto o pacchetto.

Il testo é allineato sia a destra che a sinistra. Per evitare spaziature eccessive nelle singole linee si deve, dove necessario, spezzare le parole. Questo tipo di composizione si dice anche "testo giustificato"

Composizione a bandiera.

La bandiera sinistra é il testo allineato solo sul lato sinistro. Permette di mantenere invariati gli spazi tra le lettere e tra le parole. Si usa prevalentemente per testi composti in colonne strette, didascalie ecc.
La bandiera destra va evitata in quanto la nostra scrittura procede da sinistra a destra e la variabilità nell'inizio delle righe rende faticosa la lettura.

Composizione a lapide, epigrafe o centrata.

I centri di ogni riga di testo sono allineati su un asse verticale. Si utilizza per epigrafi, titoli, targhe.

Non variare la lunghezza delle linee di un testo

Il testo si può comporre in pagine o in colonne (testi di una giustezza determinata che scorrono nella stessa pagina su colonne adiacenti). Le colonne o le pagine di un medesimo testo devo essere composte con linee identiche. Qualunque variazione induce a pensare che si tratti di testi diversi.

Proporzioni della composizione dei testi

Per la buona leggibilità di un testo, oltre alla scelta del carattere, sono fondamentali le proporzioni tra parte stampata e spazi bianchi. In particolare tra dimensione del carattere e intervallo tra le linee di scrittura (interlinea), e tra lunghezza della riga e interlinea.

Spaziatura verticale

Non si dovrà mai scendere sotto il 120% del corpo del carattere che si sta usando (es. corpo 1O - interlinea 12). Un altro elemento determinante é la lunghezza della riga, sempre in rapporto all'altezza del carattere. Righe lunghe necessitano di una interlinea più ampia, per evitare faticose ricerche dell'inizio della nuova riga.

Spaziatura orizzontale

E' lo spazio tra le lettere e lo spazio tra le parole. Chi ha progettato il carattere con cui scriviamo ha pensato anche a ottimizzare le spaziature, per cui in genere non dobbiamo preoccuparci. I problemi possono sorgere quando il testo viene giustificato senza spezzare le parole; in questo caso il programma di scrittura potrebbe spaziare in modo abnorme le righe di testo. In linea di principio su righe lunghe é bene giustificare il testo, con l'accortezza di sillabare, mentre su linee corte é preferibile il testo a bandiera, con o senza sillabazione.

Capoversi

I capoversi di un testo possono essere segnalati o da uno spazio supplementare all'inizio della prima riga di un paragrafo, o da un'interlinea maggiore tra l'ultima riga di un paragrafo e la prima del nuovo. I due sistemi sono alternativi. Di norma i titoli e la prima linea di un capitolo non dovrebbero avere il capoverso rientrato

Elenchi

Gli elenchi contenuti all'interno di un paragrafo dovrebbero essere facilmente leggibili come un'informazione secondaria rispetto a quella principale. Quindi, ad esempio, il testo dell'elenco sarà tutto rientrato rispetto alla linea di testo che lo anticipa.

Verifica del testo in rapporto all'impaginazione

Una volta scritto, o riscritto, un documento dovremo sottoporlo a un nuova verifica legata alla forma con cui apparirà sulla pagina. Se la nostra scrittura é già soddisfacente, per il compito che ci siamo proposti, allora sarà sufficiente un'impaginazione semplice.

Il testo trattato graficamente dovrà essere più sintetico

Se riterremo utile un'impostazione grafica più articolata, potrà essere necessario un ulteriore lavoro sul testo. Alcune parti potranno essere sostituite da elementi tipografici e grafici (come elenchi, richiami, evidenziazioni grafiche eccetera). Il testo trattato graficamente tenderà a perdere il tono discorsivo, a favore di una forte visualizzazione della struttura logica.

2. Criteri di impaginazione dei documenti amministrativi

2.1. Generalità

Nell'ambito della produzione di documenti semplici possiamo distinguere tre schemi base di organizzazione della pagina

Composizione della pagina con un solo carattere.

L'organizzazione più semplice di un testo corrente é quella che usa un solo tipo di carattere. L'obiettivo é una pagina pulita, ben spaziata, con i capoversi chiaramente delineati, con un uso corretto e moderato delle possibilità che la serie del carattere prescelto ci offre (il maiuscolo, il minuscolo, il maiuscoletto, il corsivo, oltre ovviamente il tondo). Quando scriviamo testi semplici dobbiamo essere molto sobri nella scelta del carattere. Per il testo si deve usare un carattere molto familiare. In questo senso deve essere tenuto sempre presente il tipico carattere della dattilografia (come il Courier), e la possibilità di comporlo senza giustificarlo (quindi a bandiera sinistra). Bisogna assolutamente evitare cambi nella dimensione del corpo del carattere all'interno del testo, dobbiamo invece operare con le varianti di disegno (tondo, corsivo, maiuscoletto).

Composizione della pagina con due caratteri

Se scegliamo di utilizzare due serie di caratteri, nell'ambito di una pagina organizzata tradizionalmente, la cura della coerenza dovrà essere ancora più elevata. Le serie devono essere di due famiglie diverse. Preferibilmente una serie della famiglia dei romani (caratteri con le grazie) e una serie della famiglia dei bastoni (senza le grazie). Il romano, con cui preferibilmente comporremo il testo, dovrà seguire le regole fino ad ora esposte; il bastone invece lo utilizzeremo per identificare la struttura del documento (titolazioni, intestazioni dei paragrafi, numerazione di capoversi e quanto altro evidenzi lo schema logico del testo)

Composizione della pagina per blocchi grafici

In questo caso nella pagina, oltre alla presenza delle due serie citate al punto precedente, introdurremo un'organizzazione del testo per blocchi grafici relativi ai diversi argomenti trattati.

Verificare la struttura logica dell'impaginazione

Dopo ogni impaginazione si deve verificare la coerenza tra struttura logica del testo e impostazione grafica. La grafica deve sostenere nella lettura dei contenuti. La composizione grafica per concetti é in genere più rigida della scrittura corrente; é probabile che dovranno essere riscritte alcune parti del testo per ottenere una forte coerenza tra immagine e contenuto.

2.2. La corrispondenza

La corrispondenza, nella sua semplicità, contiene molti degli elementi di base che ritroveremo anche in altri documenti più complessi.

Intestazione

Deve essere indicato l'ente che emette il documento, l'ufficio specifico, l'indirizzo, i numeri di telefono e, possibilmente, il nome del responsabile dell'ufficio.

Data

Protocollo

Deve contenere tutte le indicazioni necessarie per l'identificazione del documento.

Destinatari

Oggetto

Deve indicare sinteticamente il contenuto del documento.

Contenuto

Firma

2.3. Gli atti amministrativi

Gli atti amministrativi sono quei documenti scritti dalle amministrazioni che hanno una particolare rilevanza per i cittadini. Una volta chiarito che tipo di atto dobbiamo scrivere e quale informazione dobbiamo trasmettere, possiamo suddividere il documento in blocchi di testo omogenei e coerenti. Dovremo, approssimando, arrivare ai seguenti blocchi:

Intestazione
Data
Protocollo
Destinatario
Oggetto
Decisione

Bisogna indicare con la massima precisazione che cosa l'amministrazione ha deciso nel caso concreto.

Motivazione

In questa parte vanno indicati i motivi che hanno portato alla decisione.

Procedure

Ciò che il cittadino destinatario dell'atto deve, eventualmente, fare dopo averlo ricevuto. Per procedura si intende il percorso completo, quindi: quali documenti sono richiesti, cosa bisogna fare, dove si deve andare.

Firma

2.4 La modulistica

Chiedere solo informazioni essenziali

E' necessario che le informazioni richieste al cittadino siano quelle essenziali. Richieste inutili o confuse producono errori e allungamenti dei tempi costringendo il cittadino a ritornare nell'ufficio, gli impiegati a raddoppiare il contatto con gli utenti e cosi via.

Controllare i concessionari

Anche nel caso di concessione di determinati servizi ad altri soggetti (uno degli esempi più evidenti é il caso della concessione del servizio di riscossione dei tributi) é necessario che l'amministrazione controlli la qualità dei moduli.

Formato

Per il modulo si dovrà utilizzare un solo formato di carta unificato: l'Uni A4 (210 mm x 297 mm). E' da escludere qualunque altro formato, soprattutto perché l'utilizzazione di formati diversi rende complicato il trasporto e la conservazione dei documenti, sia al cittadino che all'amministrazione.

Gabbia

Il margine sinistro deve essere, indicativamente, almeno a 3 centimetri dal bordo del foglio, per permetterne l'agevole classificazione . Anche il margine destro e quello inferiore non devono essere risicati, in quanto per molte persone é difficile scrivere troppo vicino al bordo. Si deve facilitare la direzione di lettura del modulo, dall'alto al basso e da sinistra a destra, evitando il proliferare di finestre e tasselli che spesso sfuggono al lettore.

Intestazione

Il nome dell'amministrazione dovrà essere sempre indicato, così come l'ufficio, in posizione costante su tutti i moduli

Uso del modulo

L'uso a cui é destinato sarà posto in evidenza con il criterio di un titolo breve e un eventuale sottotitolo più esteso.

Carattere

Nei moduli, di preferenza, saranno utilizzati due caratteri di famiglie diverse: un carattere con le grazie per il testo prestampato che costituisce l'oggetto del modulo e un carattere senza grazie, più piccolo ma di buona leggibilità, per le spiegazioni dei campi da compilare da parte del cittadino. Il cittadino deve poter riempire il modulo anche leggendo il solo testo composto con il carattere senza grazie.

Spazi di scrittura

Prima devono essere progettati gli spazi che il cittadino dovrà compilare e solo dopo andrà costruito il testo prestampato. Infatti costringere la compilazione in angusti spazi residui mette in difficoltà il cittadino, e spesso rende difficile la decifrazione della scrittura. Per le cifre, come ad esempio il codice fiscale, si deve prevedere un aiuto verticale che permetta al cittadino di verificare la presenza di tutti gli elementi richiesti.

Istruzioni per la compilazione

Il modulo é chiaro quando non sono necessarie istruzioni per compilarlo oltre all'indicazione del contenuto sulla stessa riga da compilare.

Data e firma

Bisogna evitare qualunque confusione su data e firma. Si deve indicare sempre se per data si intende la data di compilazione o quella di presentazione. Per la firma per esteso bisogna chiarire, quando si richiede che sia leggibile, che non si tratta della sigla.

Informatizzazione della modulistica

Nel caso di moduli che interessano un grande numero di cittadini é bene valutare la convenienza di produrre moduli predisposti per la lettura ottica e la successiva elaborazione automatica dei dati.

La telematica

Lo sviluppo della telematica rende oggi disponibili tecnologie molto evolute per lo scambio, l'acquisizione, il trattamento, l'archiviazione delle informazioni. Già oggi si possono ottenere certificati per telefono o documenti attraverso appositi terminali senza alcun modulo di richiesta. Il futuro va in questa direzione e prima di progettare un nuovo modulo é bene meditare sulla sua reale necessità.

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