UNIVERSITÀ DEGLI STUDI DI MODENA E REGGIO EMILIA

Ufficio Formazione

Ottobre 2001

____________________________________

Daniela Roncaglia

Definizione

• Oggetto: qualunque elemento (testuale, di grafica, sonoro o filmato) che possa essere aggiunto e gestito dal documento.

1.1 Importare Oggetti

Excel consente di inserire qualunque tipo di oggetto all’interno di un documento purché sul computer sia installato un software in grado di gestirlo.

Per importare un oggetto

1. Menu Inserisci
2. Selezionare uno dei 2 comandi: Immagine o Oggetto

Immagine

Propone 4 tipi diversi di immagini che si possono includere in un foglio Excel

• ClipArt: attiva un programma che propone una serie di ClipArt (Immagini) classificate per argomenti
• Da File: apre una finestra da cui è possibile selezionare il file contenente l’immagine da inserire
• Forme: attiva una Barra degli Strumenti i cui pulsanti aprono liste di elementi grafici (poligoni, frecce, stelle…) raggruppati per categoria.
• Organigramma: attiva un programma che gestisce la creazione di organigrammi
• WordArt: apre una finestra da cui selezionare un effetto grafico da applicare al testo.
• Da Scanner o Fotocamera Digitale: se al computer è collegato uno di questi strumenti è possibile acquisire le immagini e importarle direttamente nel Foglio di Lavoro.

Oggetto

Un oggetto può essere inserito in un foglio di lavoro in due modalità: incorporamento o collegamento

1. Incorporamento: nel foglio di lavoro viene inserita una copia dell’oggetto, quindi, eventuali modifiche all’oggetto di partenza non avranno effetti sulla copia inserita nel foglio excel. Per modificare l’oggetto incorporato fare Doppio Click su di esso e operare le modifiche. In questo caso non è possibile salvare l’oggetto modificato con lo stesso nome dell’oggetto originale.
2. Collegamento: non viene creata una copia dell’oggetto, ma Excel utilizza riferimenti all’oggetto (viene memorizzato il nome del file e della cartella che contengono l’oggetto) quindi ogni modifica sul file originale verrà riportata anche sul foglio di lavoro. E’ possibile modificare l’oggetto importato: fare un doppio click su di esso (si apre l’applicazione con cui l’oggetto è stato creato), modificare l’oggetto e salvarlo (automaticamente viene apportata la modifica anche nel foglio Excel).

1.2 Spostare gli Oggetti

1. Selezionare l’oggetto con un click del mouse
2. Mantenere il tasto st. del mouse premuto
3. Trascinare il puntatore nella nuova posizione.
4. Rilasciare il mouse

1.3 Modificare le dimensioni degli oggetti

1. Selezionare l’oggetto con un click.
2. Compaiono le maniglie sul bordo dell’oggetto (piccoli quadrati neri),
3. Trascinare queste maniglie tenendo premuto il tasto St. del mouse su di esse.

1.4 Cancellare un oggetto

1. Selezionare l’oggetto con un click del mouse
2. Menu Modifica – Cancella – Tutto

Oppure

1. Click dx del mouse sull’oggetto
2. Dal Menu rapido selezionare Taglia

1.5 Modificare il contenuto di un oggetto

1. Doppio click sull’oggetto
2. A seconda dell’oggetto su cui si sta lavorando si attiva una modalità di modifica diversa
3. Effettuare le modifiche
4. Clickare esternamente all’oggetto per salvare le modifiche

Definizione

• Pivot Table: strumento che permette di riepilogare ed analizzare i dati di una tabella dinamicamente. Sono utilità che consentono di aggregare i dati secondo i criteri più svariati.

2.1 Creazione di una Tabella Pivot

1. Selezionare una qualunque cella della tabella
2. Menu Dati – Rapporto Tabella Pivot e Grafico Pivot

Step 1/3

Selezionare l’origine dei dati (solitamente: Elenco o DataBase MS Excel)

Indicare il tipo di rapporto da creare

Step 2/3

Accettare il range di dati individuato da Excel o selezionarne uno nuovo

Step 3/3

Indicare dove si desidera collocare la tabella pivot (su un nuovo foglio di lavoro o su quello attualmente in uso)

Step 4

Al termine della Creazione Guidata viene presentato lo scheletro della Tabella Pivot che si vuole creare, contemporaneamente viene visualizzata la Barra degli Strumenti della “Tabella Pivot” che presenta una serie di Comandi insieme all’elenco dei Nomi delle colonne dei dati di origine.

Nell’esempio riportato di seguito i nomi delle colonne sono: Rappresentante, Genere, Unita, Vendite.

Per creare la tabella Pivot occorre trascinare col mouse i nomi dei campi visualizzati nella Barra degli Strumenti sullo schema della Tabella Pivot.

Esempio:

1. Modifica del Layout di una tabella Pivot

1. Selezionare la Tabella Pivot per visualizzare i profili blu che identificano le aree di campi e dati

2. Se i profili non vengono visualizzati, clickare sul pulsante Visualizza campi della Barra degli Strumenti per renderlo attivo

3. Per spostare un campo trascinare il pulsante che lo identifica sulla Tabella in una nuova posizione.

4. Per disporre l’elemento di un campo in un ordine diverso (es.: l’elemento Bevande dopo l’elemento Prodotti Agricoli), fare click sull'etichetta dell'elemento, quindi puntare il mouse sul bordo inferiore della cella, quando il puntatore del mouse assume la forma di una freccia trascinare la cella nella nuova posizione.

5. Per creare un campo pagina, trascinare il campo nell'area del campo pagina, oltre la cella che si trova all'estrema sinistra del rapporto tabella pivot.

6. Per rimuovere un campo pagina, riga o colonna, trascinare il pulsante del campo fuori dal rapporto tabella pivot.

2.2 Creazione Grafici Pivot

E’ un grafico ricavato dai contenuti di una Tabella Pivot.

1. Creare la Tabella Pivot

2. Dalla Barra Strumenti della Tabella Pivot clickare sul Pulsante Creazione Guidata Grafico

3. Automaticamente viene aggiunto al documento un Foglio che contiene il grafico della tabella

2.3 Modifica di un Grafico Pivot

1. Il grafico è modificabile e formattabile come qualunque altro grafico di Excel

2. I pulsanti-campo che appaiono sul grafico possono essere rimossi: Tasto dx del mouse sul pulsante campo – Menu Rapido – Rimuovi Campo; oppure gli stessi pulsanti possono essere semplicemente nascosti: Barra degli Strumenti Tabella Pivot – Grafico Pivot – Attivare Nascondi/Visualizza pulsanti campo del grafico Pivot

Inoltre

1. La modifica della Struttura della Tabella Pivot collegata agisce anche sul grafico Pivot

2. La modifica del grafico Pivot (es.: trascinamento di pulsanti-campo sull’area dati) agisce automaticamente sulla struttura della Tabella Pivot

2.4 Collegamento Tabella-Grafico Pivot

Per visualizzare il nome della Tabella Pivot collegata al grafico Pivot

1. Selezionare il Grafico

2. Dalla Barra Strumenti Pivot selezionare Grafico Pivot – Opzioni

3. Nella Casella Nome è visualizzato il Nome della Tabella Pivot collegata

3.1 Creazione di un collegamento

Il collegamento ipertestuale è lo strumento che permette di collegare al proprio foglio di lavoro (in particolare ad un oggetto o ad una singola parola del foglio) informazioni contenute su altri file o su Siti Internet.

Per creare un collegamento ipertestuale: 1. Selezionare la parola o la frase che sarà evidenziata come link (sottolineata e con un colore diverso) 2. Menu Inserisci - Collegamento Ipertestuale  oppure 1. Click sul pulsante "Inserisci collegamento ipertestuale" che si trova sulla barra degli strumenti standard.

 Si apre una finestra da cui scegliere a che cosa collegarsi: segnalibro (collegamento all’interno dello stesso documento), file oppure pagina Web.

3. Click sul pulsante Descrizione per digitare il testo che dovrà comparire quando si passa il mouse sulla parola attiva.
4. Fare click sul pulsante Segnalibro, File o Pagina Web per selezionare l’oggetto da richiamare dal Link, oppure digitare il nome per esteso dell’oggetto nella casella Digitare il nome del file o della pagina Web.
5. Pulsante OK.

4.1 Fogli Excel come Pagine HTML

Excel viene molto spesso utilizzato per creare tabelle o grafici che dopo essere stati formattati adeguatamente, vengono inviati ad altri colleghi. Chi riceve il file però deve avere necessariamente installato sul proprio computer il Software Excel (preferibilmente di una versione compatibile con quelle dei colleghi).

Grazie al supporto del linguaggio HTML ora Excel può salvare i file come pagine HTML in questo modo i documenti sono visibili a tutti coloro che hanno un browser.

1. Menu File – Salva con Nome
2. Selezionare nella casella Tipo File: pagine Web *.htm; *.html
3. Digitare il nome del file
4. Se si desidera vedere un’anteprima del foglio in formato Web clickare sul pulsante “Pubblica”
5. Spedire il file *.html per posta o pubblicarlo (cioè trasferirlo su un server Web)

La pagina web avrà un aspetto simile al seguente

Fig. 4.1

In questo caso oltre alla tabella del foglio Excel viene visualizzata la griglia, le intestazioni di riga e di colonna ed una serie di icone di Menu di Excel da cui è possibile interagire con i dati (Fig. 4.1): modificare il contenuto, i formati, le dimensioni di righe e colonne del foglio, ecc... quindi intervenire sui dati come se fossimo ancora in ambiente Excel pur essendo in una pagina Web.

Queste operazioni sono possibili poiché durante il salvataggio in formato HTML è stata attivata l’opzione “Aggiungi Interattività”; se tale opzione non viene selezionata il risultato è simile a quello di Fig. 4.2.

Fig. 4.2

4.2 Pagine HTML trasformate in fogli Excel

E’ possibile, riconvertire un file HTML in un documento Excel:

1. Menu Dati – Carica Dati Esterni
2. Nuova Query Web
3. Digitare l’URL completo da cui leggere la pagina

Specificare in che posizione del foglio corrente ricopiare la tabella

5.1 Funzione SE

Restituisce un valore se la condizione specificata ha valore VERO e un altro valore se essa ha valore FALSO.

Utilizzare la funzione SE per eseguire dei test condizionali su valori e formule.

Sintassi SE(test; se_vero; se_falso)

Esempio In un foglio di bilancio, la cella A10 contiene una formula per calcolare il budget corrente. Se il risultato della formula in A10 è uguale o minore di 1000, la funzione seguente visualizzerà "Nel budget". In caso contrario, la funzione visualizzerà "Fuori budget".

SE(A10<=100;"Nel budget";"Fuori budget")

Test: è un valore o un'espressione qualsiasi che può dare come risultato VERO o FALSO. Ad esempio, A10=100 è un'espressione logica; se il valore contenuto nella cella A10 è uguale a 100, l'espressione darà come risultato VERO. In caso contrario, l'espressione darà come risultato FALSO. Questo argomento può utilizzare qualsiasi operatore di calcolo di confronto.

Se_vero è il valore che viene restituito se test è VERO. Ad esempio, se questo argomento è la stringa di testo "Nel budget" e l'argomento test dà come risultato VERO, allora la funzione SE visualizzerà il testo "Nel budget". Se test è VERO e se se_vero è vuoto, questo argomento restituirà 0 (zero). Per visualizzare la parola VERO, utilizzare il valore logico VERO per questo argomento. Se_vero può anche essere un'altra formula.

Se_falso è il valore che viene restituito se test è FALSO. Ad esempio, se questo argomento è la stringa di testo "Fuori budget" e l'argomento test dà come risultato FALSO, allora la funzione SE visualizzerà il testo "Fuori budget". Se test è FALSO e se se_falso è omesso, ovvero se non c'è un punto e virgola dopo se_vero, verrà restituito il valore FALSO. Se test è FALSO e se se_falso è vuoto, ovvero, se, dopo se_vero, c'è un punto e virgola seguito da parentesi, verrà restituito il valore 0 (zero). Se_falso può anche essere un'altra formula.

5.2 CERCA.VERT

Cerca un valore nella colonna più a sinistra di una tabella e lo restituisce nella colonna indicata in corrispondenza della stessa riga. Utilizzare la funzione CERCA.VERT invece di CERCA.ORIZZ quando i valori di confronto sono collocati in una colonna a sinistra dei dati che si desidera trovare.

Sintassi

CERCA.VERT(valore;tabella_matrice;indice;intervallo)

Valore è il valore da ricercare nella prima colonna della matrice. Valore può essere un valore, un riferimento o una stringa di testo.

Tabella_matrice è la tabella di informazioni nella quale vengono cercati i dati. Utilizzare un riferimento a un intervallo oppure un nome di intervallo, quale Database o Elenco.

• Se intervallo è VERO, i valori nella prima colonna di tabella_matrice dovranno essere disposti in ordine crescente: ...; -2; -1; 0; 1; 2; ...; A-Z; FALSO; VERO. In caso contrario, CERCA.VERT potrebbe non restituire il valore corretto. Se intervallo è FALSO, non sarà necessario ordinare tabella_matrice.
• È possibile disporre i valori in ordine crescente scegliendo Ordina dal menu Dati e selezionando l'opzione "Crescente".
• I valori nella prima colonna di tabella_matrice possono essere testo, numeri o valori logici.
• La funzione non rileva le maiuscole.

Indice è il numero di colonna in tabella_matrice dal quale deve essere restituito il valore corrispondente. Indice uguale a 1 restituisce il valore nella prima colonna di tabella_matrice, indice uguale a 2 restituisce il valore nella seconda colonna di tabella_matrice e così via. Se indice è minore di 1, CERCA.VERT restituirà il valore di errore #VALORE!. Se indice è maggiore del numero di colonne in tabella_matrice, CERCA.VERT restituirà il valore di errore #RIF!.

Intervallo è un valore logico che specifica il tipo di ricerca che CERCA.VERT dovrà eseguire. Se è VERO o è omesso, verrà restituita una corrispondenza approssimativa, ovvero il valore successivo più grande che sia minore di valore. Se è FALSO, CERCA.VERT troverà una corrispondenza esatta. Qualora non venga trovata alcuna corrispondenza, verrà restituito il valore di errore #N/D.

Osservazioni

• Se CERCA.VERT non riesce a trovare valore e intervallo è VERO, utilizzerà il valore più grande minore o uguale a valore.
• Se valore è minore del valore più piccolo della prima colonna di tabella_matrice, CERCA.VERT restituirà il valore di errore #N/D.
• Se CERCA.VERT non riesce a trovare valore e intervallo è FALSO, CERCA.VERT restituirà il valore di errore #N/D.

Esempi

Nell’esempio, nel quale l'intervallo A4:C12 è denominato Intervallo:

CERCA.VERT(1;Intervallo;1;VERO) è uguale a 0,946

CERCA.VERT(1;Intervallo;2) è uguale a 2,17

CERCA.VERT(1;Intervallo;3;VERO) è uguale a 100

CERCA.VERT(0,746;Intervallo;3;FALSO) è uguale a 200

CERCA.VERT(0,1;Intervallo;2;VERO) è uguale a #N/D, in quanto 0,1 è minore del valore più piccolo della colonna A

CERCA.VERT(2;Intervallo;2;VERO) è uguale a 1,71

5.3 COLLEG.IPERTESTUALE

Crea un collegamento a un documento memorizzato su un server di rete, un'Intranet o Internet. Quando si fa clic sulla cella contenente la funzione COLLEG.IPERTESTUALE, verrà aperto il file memorizzato nel percorso indicato dall'argomento posizione_collegamento.

Sintassi

COLLEG.IPERTESTUALE(posizione_collegamento; nome_collegamento)

Posizione_collegamento: indica il percorso e il nome del documento da aprire come testo e può fare riferimento sia a punto particolare di un documento, quale una cella specifica o un intervallo denominato di un foglio o di una cartella di lavoro di Microsoft Excel, sia a un segnalibro di un documento di Microsoft Word. Il percorso può inoltre essere relativo a un file memorizzato sul disco rigido oppure, in Microsoft Excel per Windows, può essere un percorso UNC (Universal Naming Convention) su un server oppure ancora, in Intranet o Internet, può essere un percorso URL (Uniform Resource Locator).

Nome_collegamento rappresenta il testo o il valore numerico del collegamento visualizzato nella cella. Nome_collegamento viene visualizzato in blu ed è sottolineato. Se si omette questo argomento, come testo del collegamento verrà utilizzato posizione_collegamento.

Osservazioni

• L'argomento posizione_collegamento può essere rappresentato da una stringa di testo racchiusa tra virgolette (") o da una cella contenente il collegamento come stringa di testo.
• L'argomento nome_collegamento può essere rappresentato da un valore, una stringa di testo, un nome o una cella contenente il testo o il valore numerico del collegamento.
• Se nome_collegamento restituisce un valore di errore, quale #VALORE!, nella cella verrà visualizzato l'errore anziché il testo del collegamento.
• Se il collegamento specificato in posizione_collegamento non esiste o non può essere visitato, verrà visualizzato un messaggio di errore quando si fa clic sulla cella.
• Per selezionare una cella contenente la funzione COLLEG.IPERTESTUALE, fare clic su una cella adiacente, quindi utilizzare i tasti di direzione per spostarsi sulla cella desiderata.

Esempi

Questo esempio apre un foglio di lavoro denominato Relazione bilancio.xls memorizzato su Internet all'indirizzo www.affari.com/relazione e visualizza il testo "Fare clic per visualizzare la relazione."

COLLEG.IPERTESTUALE("http://www.affari.com/relazione/relazione bilancio.xls"; "Fare clic per visualizzare la relazione.")

Questo esempio crea un collegamento ipertestuale alla cella F10 del foglio di lavoro Annuale nella cartella Relazione bilancio.xls memorizzata su Internet all'indirizzo www.affari.com/relazione. La cella del foglio di lavoro che contiene il collegamento ipertestuale utilizza il contenuto della cella D1 come testo del collegamento.

COLLEG.IPERTESTUALE("'[http://www.affari.com/relazione/relazione bilancio.xls]Annuale'!F10"; D1)

Questo esempio crea un collegamento ipertestuale all'intervallo TotRep del foglio di lavoro Primo trimestre nella cartella Relazione bilancio.xls memorizzata su Internet all'indirizzo www.affari.com/relazione. La cella del foglio di lavoro contenente il collegamento ipertestuale visualizza il testo "Fare clic per visualizzare il totale delle vendite del reparto relative al primo trimestre."

COLLEG.IPERTESTUALE("'[http://www.affari.com/relazione/relazione bilancio.xls]Primo trimestre'!TotRep"; "Fare clic per visualizzare il totale delle vendite del reparto relative al primo trimestre.")

Per creare un collegamento ipertestuale a un punto specifico all'interno di un documento di Microsoft Word, utilizzare un segnalibro per definire il punto a cui si desidera passare. Questo esempio crea un collegamento ipertestuale al segnalibro denominato ProfittiTrim nel documento Rapporto annuale.doc che si trova all'indirizzo www.affari.com.

COLLEG.IPERTESTUALE("'[http://www.affari.com/Rapporto annuale.doc]#ProfittiTrim"; "Rapporto trimestrale profitti")

In Excel per Windows questo esempio utilizza il contenuto della cella D5 come testo del collegamento e apre il file trim1.xls memorizzato sul server FINANZE nella condivisione Rendiconti. Questo esempio utilizza un percorso UNC.

COLLEG.IPERTESTUALE("\\FINANZE\Rendiconti\trim1.xls"; D5)

Questo esempio apre il file trim1.xls di Excel per Windows memorizzato nella cartella Finanze situata sull'unità D e visualizza il valore numerico memorizzato nella cella H10.

COLLEG.IPERTESTUALE("D:\FINANZE\trim1.xls"; H10)

In Excel per Windows questo esempio crea un collegamento ipertestuale a un'area denominata Totali in un'altra cartella di lavoro, ovvero in una cartella esterna, denominata Miacartella.xls:

COLLEG.IPERTESTUALE("[C:\Documenti\Miacartella.xls]Totali")

E' possibile creare collegamenti ipertestuali all'interno di un foglio di lavoro per passare da una cella a un'altra. Ad esempio, se il foglio di lavoro attivo è il foglio denominato Giugno nella cartella di lavoro denominata Bilancio, la formula seguente creerà un collegamento ipertestuale alla cella E56. Il valore contenuto nella cella E56 è lo stesso testo del collegamento.

COLLEG.IPERTESTUALE("[Bilancio]Giugno!E56";E56)

Per passare a un foglio diverso nella stessa cartella di lavoro, modificare il nome del foglio nel collegamento. Nell'esempio precedente, per creare un collegamento alla cella E56 sul foglio di Settembre, cambiare la parola "Giugno" nella parola "Settembre".

E’ utile disporre di un grafico che contiene tutti i formati di base e le caratteristiche principali che si vogliono avere in tutti i grafici. Utilizzare cioè questo grafico come modello per poter creare tutti i grafici successivi con un formato comune.

Per far ciò occorre aggiungere il grafico alla lista “Tipo di Grafico” da cui selezionarlo per formattazioni future.

6.1 Creare un grafico personalizzato

1. Click Dx del mouse su una area vuota del grafico

2. Selezionare la voce: Tipo di Grafico

3. Selezionare l’etichetta: Tipi Personalizzati

4. Scegliere l’opzione: Personalizzato

5. Click sul pulsante Aggiungi

6. Nella casella Nome del Formato digitare il Nome del Grafico Personalizzato

7. Ok

8. Ok

6.2 Applicare un grafico personalizzato

1. Al passaggio 1 /4 di creazione di un grafico selezionare l’etichetta: Tipi Personalizzati

2. Scegliere l’opzione: Personalizzato

3. Selezionare il nome del grafico personalizzato da applicare

4. Click su Avanti

5. Proseguire nella composizione del Grafico (passaggio 2,3,4)

6.3 Eliminare un tipo di grafico personalizzato

1. Click Dx del mouse su una area vuota del grafico

2. Selezionare la voce: Tipo di Grafico

3. Selezionare l’etichetta: Tipi Personalizzati

4. Scegliere l’opzione: Personalizzato

5. Selezionare il tipo di grafico da eliminare

6. Click su elimina

7. OK

8. OK