 | Universitàdegli Studi di Padova Archivio generale di Ateneo | Aggiornata il 10 gennaio 2000 |
| Universitàdegli Studi di Padova Archivio generale di Ateneo | Aggiornata il 10 gennaio 2000 |
Loredana Arrabito, Teresa Buccarelli, DonatellaMazzetto
Linee guida
per l’inserimento e l’aggiornamento dei dati
nel protocollo informatico
Trovare un documento. È questa una delle operazioni quotidiane svolte da chi lavora in archivio. Se è vero che l’informatica ha accorciato i tempi di rinvenimento dei documenti, aumentando quindi l’efficienza del lavoro, è anche vero che un sistema rigoroso, strutturato in base al vincolo archivistico, mette al primo posto il repertorio dei fascicoli e il principio di provenienza, riuscendo ad avere sempre ottimi risultati in termini di efficacia ed efficienza, anche in assenza di un software di information retrieval.
Eppure, proprio l’introduzione dell’informatica, preceduta però da una puntuale analisi del sistema informativo ad essa sotteso, impone di creare regole e procedure standard nell’inserimento, nella modifica e nell’aggiornamento dei dati.
Nel protocollo informatico ci sono due campi che richiedono la massima cura nella loro strutturazione: l’indirizzo (mittente per la posta in arrivo e interna e destinatario per la posta in partenza) e l’oggetto.
Prima dell’introduzione del nuovo protocollo informatico, l’Archivio Generale di Ateneo dell’Università degli Studi di Padova ha ritenuto prioritaria l’elaborazione di criteri standard per la creazione dell’anagrafica (sull’oggetto e sulla soggettazione in archivistica avremo modo di riparlarne).
Sono infatti a tutti ben evidenti i disagi e gli errori causati da un inserimento alluvionale e non coordinato di nomi e indirizzi in una banca dati. Gli effetti più evidenti di una mancata normalizzazione sono da un lato la proliferazione di doppioni, dall’altro l’esito incerto — e per certi versi fuorviante — della ricerca basata sulla presunta correttezza dell’anagrafica stessa.
Ad es., con il vecchio protocollo informatico, il Ministero dell’Università e della ricerca scientifica e tecnologica è stato memorizzato nel corso degli anni in molti modi diversi, anche da uno stesso operatore. Ne riportiamo solo alcuni:
Maiuscole e minuscoleÈ evidente che questo modus operandi crea solo confusione. Chi ricerca un documento sa che non c’è nulla di peggio del convincimento che un documento non esista sulla base di una ricerca sbagliata.
Questi brevi appunti di lavoro, stesi grazie alla spinta del nostro direttore, Gianni Penzo Doria, sono stati redatti come strumento interno; per questo l’esemplificazione si basa sul software Titulus 97, adottato dal nostro Ateneo alla fine del 1999 per la gestione del protocollo informatico; il discorso però ha — o almeno si spera abbia — una rilevanza generale.
Il motore di ricerca (information retrieval) di Titulus 97, Highway®, consente il reperimento delle informazioni scritte indifferentemente con caratteri maiuscoli o minuscoli. Si devono comunque utilizzare criticamente le minuscole e le maiuscole secondo l’uso attuale:
Le ditte (individuali, società, etc.) utilizzano modalità diverse per scrivere la loro denominazione o la ragione sociale nella carta intestata. Anche in questo caso è da preferire l’uso critico delle minuscole e delle maiuscole. La tipologia della società (srl, spa, etc.), invece, va scritta in minuscolo non puntato:
Si tenga presente che nei nomi di enti, associazioni, etc. la lettera maiuscola si usa di norma solo per l’iniziale della denominazione, tranne che per i nomi propri. Fanno eccezione le Università degli Studi, che si scrivono, per convenzione arbitraria ma di deferenza, con "Studi" in maiuscolo.
L’intitolazione del nome di un ente, di un’associazione, etc. va riportato tra virgolette solo se le virgolette sono espressamente previste nella denominazione. In questo caso, le virgolette da preferire sono quelle inglesi (""in apice) e non quelle caporali ("" in pedice):
L’inserimento dei nomi di persona fisica va fatto scrivendo prima il cognome e poi il nome. I titoli di cortesia, di onorificenza oppure predicati nobiliari, anche qualora la lettera medesima o la consuetudine li prevedessero, vanno omessi.
Al fine di non creare doppioni o anagrafiche multiple relative ad un medesimo ente, Titulus 97 ha introdotto due campi: Firmatario e Alla cortese attenzione. Il primo si riferisce alla corrispondenza in arrivo, il secondo a quella in partenza o interna. Il loro utilizzo eviterà di creare doppioni del tipo Comune di Padova e Comune di Padova - Sindaco, oppure peggio Sindaco del Comune di Padova.
Vanno comunque verificati il contenuto e la rispondenza tra la persona fisica e la persona giuridica: se scrive il direttore del Dipartimento di ingegneria meccanica del nostro Ateneo, ch.mo prof. Antonio Dario Martegani, è necessario verificare se egli scrive nelle sue funzioni di direttore o come docente che utilizza la carta intestata della struttura cui afferisce.
Nel primo caso la registrazione dell’Anagrafica dovrà riportare la denominazione dell’ente e della struttura e, nel campo [Firmatario del documento], il nome di chi scrive accompagnato dalla qualifica separata da un trattino preceduto e seguito da uno spazio:
Nel secondo caso bisogna scrivere semplicemente:
Allo stesso modo, se si scrive al sindaco del Comune di Padova, dott. Giustina Destro, avremo l’anagrafica del Comune di Padova e, nel campo [Alla cortese attenzione], la qualifica di chi scrive separata da un trattino preceduto e seguito da uno spazio:
Nel caso in cui la firma sia illeggibile, ma la qualifica sia presente, nel campo firmatario andrà scritto [firma illeggibile] - Sindaco
Allo stesso modo ci si comporta per gli organi interni: se scrive il nostro prorettore ai sistemi informatici e telematici di Ateneo, prof. Francesco Bombi, avremo:
Attenzione: molti comuni recano il titolo di "città", cioè di antica "sede episcopale" o di dignità raggiunta. In questo caso si scriverà Comune di e non Città di, anche se il titolo di città viene riportato nella carta intestata.
I nomi delle città e degli enti stranieri vanno scritti nella lingua originale, ad eccezione dello Stato, che va scritto in italiano.
Nel caso in cui debba essere spedita una lettera a piú di tre destinatari (ad es. ai candidati di un concorso o una circolare a tutti i dipartimenti), va scritto l’indirizzo completo del primo nominativo e nel secondo campo va scritto "Elenco allegato alla minuta".
Ciò significa che nel rispettivo fascicolo è conservato l’elenco completo dei destinatari. Il file poi (di tipo Word, Excel, Access, etc.) contenente l’elenco dei nominativi va associato alla registrazione di protocollo: in questo modo la ricerca sul protocollo è possibile anche sui nominativi del file registrato con ricerca full text, visto che Highway® indicizza anche il contenuto testuale di ciascuna parola.
Nel caso di una circolare indirizzata a tutti i dipartimenti del nostro Ateneo o agli uffici dell’Amministrazione centrale, andrà scritto:
Nel caso di lettera firmata da più di tre persone, ad esempio una petizione al Magnifico Rettore da parte di un gruppo di studenti, nel campo mittente va riportato il primo nominativo; nel campo [Firmatario] va ripetuto lo stesso nominativo con l’aggiunta delle parole e altri (vedi immagine del documento):
I nomi degli enti vanno scritti completi e per esteso, cioè senza storpiature né abbreviazioni. Nel caso in cui il nome di un ente nell’uso venga individuato attraverso il suo acronimo, la denominazione va riportata sempre completa e per esteso, ma con l’aggiunta dell’acronimo in maiuscolo non puntato dopo un trattino preceduto e seguito da uno spazio. Il software Titulus 97 tramite Highway® consente infatti di risalire all’Anagrafica corretta partendo anche dall’acrononimo (o dalla sua parte iniziale), indipendentemente dalla posizione che occupa all’interno di una stringa di testo. Pertanto, digitando semplicemente [INPS], il sistema troverà [Istituto nazionale della previdenza sociale - INPS].:
Gli enti conosciuti con la loro sigla, ormai entrata nell’uso, devono essere inseriti nell’Anagrafica con la denominazione completa e per esteso, ma con l’aggiunta dell’acronimo in maiuscolo non puntato dopo un trattino preceduto e seguito da uno spazio:
Quando un ente ha piú sedi o piú sezioni, va scritto completo e per esteso, ma con l’aggiunta della denominazione della sede o della sezione dopo un trattino preceduto e seguito da uno spazio:
Quando si riceve una lettera da una unità organizzativa di un ente (ripartizione, divisione, ufficio, etc.), si inserisce l’ente completo, mentre nel campo [Firmatario del documento] al nome di chi scrive va aggiunta la denominazione della struttura dopo un trattino preceduto e seguito da uno spazio con eventualmente la qualifica di chi scrive separata da un trattino preceduto e seguito da uno spazio:
Queste linee guida saranno riviste periodicamente.
Saranno annullate (se doppie) o modificate le anagrafiche non conformi. In caso di modifica, al fine di non incidere sulla validità giuridico-probatoria del protocollo, va tenuto presente che la registrazione di protocollo effettuata con l’anagrafica scorretta non sarà modificabile e che la nuova versione dell’indirizzo sarà disponibile solo per le registrazioni di protocollo successive.
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