Titulus 97 è il software di gestione del protocollo informatico e dei flussi documentalidell’Università degli Studi di Padova, adattabile anche agli altri atenei italiani aderenti al progetto Titulus 97.

Esso è composto dalle seguenti banche dati:

• Documenti registrati (Arrivo, Partenza, Interni) e non registrati (appunti, leggi, memorie, etc.);
• Struttura organizzativa: organigramma e funzionigramma (livelli di diritti sul protocollo);
• Anagrafe - Corrispondenti (Mittenti, Destinatari, Interni);
• Procedimenti amministrativi (tipologia, procedure collegate, etc.)
• Repertori (Delibere, verbali, circolari, contratti, Albo ufficiale, etc).

L’intera applicazione è operativa in ambiente Web (internet/intranet) mediante l’utilizzo dei principali browser di mercato(Netscape, Explorer).

Il data repository è disponibile in formato XML. Il motore di Information Retrieval consente di effettuare la ricerca full-text anche sul contenuto dei file allegati nei formati più comuni (Word, Excel, RTF, HTML, ecc.) e non soltanto sul registro di protocollo (record di registrazione).

Titulus 97 ha seguito e seguirà l’evoluzione della normativa (DPR 428/98) e delle regole tecniche emanate dall’Autorità per l’informatica nella pubblica amministrazione (è un software AIPA compliant).

• Gestione del protocollo informatico: unico per l’Amministrazione centrale e unico per ciascuna struttura (Facoltà, Dipartimenti, Centri, etc.);
• Utilizzo del Titolario di classificazione (con thesaurus per gli indici) e del Massimario (e prontuario) di selezione per lo scarto dei documenti dichiarati inutili
• Utilizzo dello scanner direttamente dal browser per la visualizzazione dei documenti in arrivo in formato immagine, direttamente visibili on line da tutti gli utenti;
• Gestione dei fascicoli e dei procedimenti amministrativi, delle relative procedure e scadenze;
• Notifica via e-mail dei documenti o fascicoli assegnati (o inviati in copia per conoscenza) con link per la loro visualizzazione attraverso internet/intranet o la posta elettronica;
• Vaschetta "promemoria" dei documenti e fascicoli in scadenza (controllo sugli adempimenti);
• Gestione dello scarto e del versamento all’archivio di deposito e all’archivio storico;
• Stampe e report di servizio con molteplici funzioni adattabili alle esigenze in forma dinamica.

• Gestione dei livelli di accesso selettivo per utente o categorie di utenti con configurazione degli stessi a livello di sistema operativo o di server Web;
• Architettura three-tier con possibilità di installazione anche su sistemi separati del database engine e delle procedure applicative;
• Alta integrabilità con applicativi esterni: tutti i servizi del sistema sono richiamati sotto forma di indirizzi URL, quindi via internet/intranet o attraverso la posta elettronica;
• Servizio di esportazione di tutti i dati in formato XML;
• Piattaforme disponibili per il database e l’application engine: Sun Solaris, Linux, Windows NT, SCO Open Server, SCO Unixware, AIX, Digital Unix.

• Titulus 97 è stato progettato dall’Università degli Studi di Padova e implementato dalla tecnologia della 3D Informatica: per la parte archivistica il progetto è stato curato dall’Archivio Generale di Ateneo e, per la parte informatica, dal Centro di Calcolo di Ateneo.
• Il software consente:
• l’individuazione univoca di tutti i documenti registrati a protocollo e la contestuale assegnazione ad una unità archivistica (il fascicolo); non è consentita la gestione dei documenti "sciolti";
• la gestione del repertorio dei fascicoli;
• la gestione del massimario e del prontuario di selezione al fine di favorire le operazioni di scarto degli atti per i quali è stata dichiarata inutile la conservazione: ogni documento ha individuata una propria "data di scadenza" stabilita dal servizio archivistico;
• la creazione di uno standard di Ateneo riguardo la classificazione dei documenti: gli operatori possono classificare e fascicolare solo sulla base del titolario di classificazione (e dei relativi indici) gestito e aggiornato a livello centrale dal servizio archivistico;
• il controllo su ogni documento e su ogni fascicolo (pratica, affare o procedimento amministrativo) attraverso le informazioni relative alla UOR (Unità organizzativa responsabile) e del RPA (Responsabile del procedimento amministrativo) all’interno di una AOO (Area organizzativa omogenea), così come previsto dalla legge 7 agosto 1990, n. 241 e dal DPR 20 ottobre 1998, n. 428, nonché dai due Regolamenti per la gestione, tenuta e tutela dei documenti amministrativi dal protocollo all’archivio storico, pubblicati sulla Gazzetta Ufficiale n. 301 del 29.12.1997.

http://www.3di.it

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