Il Testo Unico delle norme in materia di documentazione amministrativa definisce come documento informatico la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti.
In quanto "rappresentazione informatica", questo tipo di documento non va confuso con i documenti cartacei prodotti attraverso sistemi informatici, mediante procedimenti di stampa su carta.
Esso assume infatti validità giuridica nella sua specifica forma digitale, e quindi nella sua consistenza virtuale, senza bisogno che questa venga "tradotta" nelle più tradizionali forme del documento cartaceo.
Quando il documento informatico fornisce la rappresentazione "del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell'attività amministrativa", esso costituisce un documento amministrativo informatico.