Protocollo informatico

La gestione dei flussi dei documenti costituisce uno dei principali processi di supporto a servizio delle attività primarie di una amministrazione. Da un'indagine conoscitiva svolta dall'Autorità nel 1994 è risultato che oltre 10.000 unità organizzative della sola P.A. centrale sono interessate a processi di protocollazione e archiviazione, con un grado di informatizzazione di questi processi pari, approssimativamente, ad appena il 10%.

L'impegno dell'Autorità sul tema della gestione automatizzata dei flussi documentali e sul protocollo informatico si è concretizzato negli ultimi anni attraverso numerose iniziative, quali la pubblicazione dello studio di prefattibilità GEDOC e delle "Linee guida alla realizzazione dei sistemi di protocollo informatico e gestione dei flussi documentali nelle pubbliche amministrazioni", la istituzione di gruppi di lavoro, il finanziamento di progetti per alcune amministrazioni ed una consistente attività di regolametazione tecnica che ha dato luogo alla predisposizione del DPR 428-98 per la tenuta del protocollo informatico da parte delle amministrazioni.

Il 31 ottobre 2000 sono state approvate le regole tecniche previste previste dal DPR 428-98. Tale disposizione completa il quadro normativo di riferimento sulla gestione dei flussi documentali ed in particolare sul protocollo informatico. Il decreto contiene gli elementi per la integrazione del protocollo informatico con la firma digtale e la posta elettronica consentento in questo modo alle amministrazioni di ottenere dei grandi benefici in termini di efficienza dei processi e di migliorare sensibilmente la trasparenza verso i cittadini e le imprese.

In questo quadro di riferimento l'Autorità sta svolgendo un ruolo centrale nel fornire alle amministrazioni un supporto non soltanto informativo, ma anche di consulenza diretta ed indirizzo. Allo scopo di rendere tali azioni più efficaci, accanto alle citate attività di regolamentazione e di analisi preliminare, assumono un ruolo fondamentale le realizzazioni sperimentali attraverso le quali è possibile verificare sul campo la maturità di alcune scelte tecnologiche e allo stesso tempo vengono resi disponibili casi concreti da utilizzare, nell'ambito di una strategia più generale di riuso, come modello di riferimento per le altre amministrazioni.