Cosa cambia

Il Testo Unico amplia i casi in cui è ammessa la possibilità, già introdotta dal d.P.R. n. 403 del 1998 per le pubblicazioni, di sostituire l'autentica di copia di un documento con la dichiarazione di conformità all'originale, effettuata con dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà.

In particolare, è possibile attestare che è conforme all'originale:

·La copia di un atto o di un documento rilasciato o conservato da un'amministrazione pubblica;

·La copia di una pubblicazione, di un titolo di studio o di servizio;

·La copia di documenti fiscali che devono obbligatoriamente essere conservati dai privati;

·La copia di una pubblicazione, secondo quanto già previsto dal d.P.R. n. 403/98.

L'utilizzo di questo strumento di semplificazione si aggiunge, senza prevederne però l'eliminazione, alle modalità più tradizionali di autentica delle copie già previste dalla legge n. 15 del 1968 e dal d.P.R. n. 403 del 1998:

·Autentica da parte del pubblico ufficiale presso il quale è depositato l'originale o al quale deve essere prodotto, del notaio, del cancelliere, del segretario comunale e del funzionario incaricato dal sindaco;

·Autentica da parte del responsabile del procedimento per il quale è richiesta la copia o dal dipendente addetto a ricevere la documentazione. In questo caso la copia ha validità solo per il procedimento in corso.

Fate attenzione

·La dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà che attesta la conformità all'originale di una copia va sottoscritta davanti al dipendente addetto (oppure inviata per fax) o presentata con la fotocopia del documento d'identità della persona che l'ha firmata e non è dovuta l'imposta di bollo;

·Per l'autenticazione della copia davanti al pubblico ufficiale presso il quale è depositato l'originale o al quale deve essere prodotto, al notaio, al cancelliere, al segretario comunale, al funzionario incaricato dal sindaco e al dipendente addetto a ricevere la documentazione è dovuta l'imposta di bollo.

Perché

Lo strumento introdotto dall'art. 2, comma 2 del d.P.R. n. 403 del 1998 si è dimostrato molto utile per ridurre le incombenze che l'autentica di copia pone a carico sia dell'amministrazione pubblica che dei cittadini.

Per questo si è ritenuto opportuno ampliare l'utilizzo della dichiarazione di conformità anche a casi diversi da quelli in cui è richiesta l'autentica della copia di una pubblicazione, estendendola ad una più ampia casistica di documenti amministrativi.