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Guida per la realizzazione di Studi di Fattibilità 2. INTRODUZIONE 2.1 Importanza e necessità degli studi di fattibilità I progetti di adeguamento dei sistemi informativi rappresentano uno strumento essenziale per il miglioramento dei processi di servizio della Pubblica Amministrazione, miglioramento teso a raggiungere quegli obiettivi di efficacia, efficienza, trasparenza amministrativa e capacità di supporto alle decisioni che costituiscono la reale finalità dell'utilizzo dei sistemi informativi automatizzati.
Non sempre, tuttavia, sia i singoli specifici progetti che l'insieme del quadro progettuale delle varie amministrazioni riescono a ottenere i benefici attesi e a raggiungere compiutamente gli obiettivi di miglioramento desiderati. Questa difficoltà generale deriva da un insieme di fattori tra cui si possono annoverare:
E' quindi necessario ed urgente intervenire su questi fattori per migliorare la qualità complessiva dei progetti. La realizzazione degli studi di fattibilità costituisce uno strumento importante per ottenere questo miglioramento in quanto lo studio di fattibilità, imponendo una prima definizione del progetto ed una analisi mirata delle ipotesi di attività, consente:
In sostanza quindi lo studio di fattibilità diminuisce l'incertezza del progetto e fornisce i primi strumenti per governare la complessità. Il risultato è un sostanziale abbattimento dei rischi collegati che opera positivamente sulla qualità del progetto.
Per ottenere questi risultati occorre concepire lo studio di fattibilità non come un adempimento formale ma come uno strumento di lavoro, da misurare anch'esso secondo un'ottica costi-benefici. Sono inutili sia gli studi di fattibilità redatti come puro esercizio compilativo, sia pletorici documenti onnicomprensivi, inevitabilmente poco incisivi rispetto ai problemi reali da affrontare. Per raggiungere l'obiettivo del miglioramento dei progetti non è quindi sufficiente che gli studi di fattibilità siano effettivamente realizzati. Occorre anche che gli studi di fattibilità producano contenuti di qualità tale da contribuire efficacemente al raggiungimento degli obiettivi indicati e che siano condotti in maniera agile, senza ridondanze e con un utilizzo efficiente delle risorse loro necessarie. 2.2 Il quadro normativo di riferimento Il Decreto Legislativo n. 39 del 12 febbraio 1993 cita lo studio di fattibilità in tre momenti.
L'articolo 9 comma 2 prescrive che:
"..b) le amministrazioni propongono una bozza di piano triennale, relativamente alle aree di propria competenza, con la specificazione, per quanto attiene al primo anno del triennio, degli studi di fattibilità e dei progetti di sviluppo, mantenimento e gestione dei sistemi informativi automatizzati da avviare e dei relativi obiettivi, implicazioni organizzative, tempi e costi di realizzazione e modalità di affidamento;.."
L'articolo 12 comma 2 prescrive che:
"I capitolati prevedono in ogni caso: (omissis) i) il rilievo degli studi di fattibilità ai fini dell'aggiudicazione dei contratti di progettazione, realizzazione, manutenzione, gestione e conduzione operativa;..."
L'articolo 13 comma 1 prescrive che:
"La stipulazione da parte delle amministrazioni di contratti per la progettazione, realizzazione, manutenzione, gestione e conduzione operativa di sistemi informativi automatizzati, determinati come contratti di grande rilievo ai sensi dell'art.9 e dell'art. 17, è preceduta dall'esecuzione di studi di fattibilità volti alla definizione degli obiettivi organizzativi e funzionali dell'amministrazione interessata. Qualora lo studio di fattibilità sia affidato ad impresa specializzata, questa non ha facoltà di partecipare alle procedure per l'aggiudicazione dei contratti sopra menzionati."
La Circolare AIPA/CR/4 del 24 marzo 1994 prescrive che:
"...1. Gli schemi di contratto dovranno essere corredati di tutta la documentazione necessaria per porre l'Autorità nella condizione di effettuare la valutazione tecnico-economica, senza il ricorso ad ulteriore corrispondenza per l'integrazione documentale. A detta documentazione dovrà altresì essere allegata una scheda informativa di sintesi, nella quale dovranno essere specificati i seguenti elementi: oggetto del contratto distintamente individuato secondo che concerna l'acquisizione di servizi, di beni strumentali; gli uni e gli altri suddivisi per tipologia secondo la codifica indicata nell'allegato l; eventuale riferimento dell'oggetto del contratto ad un progetto esecutivo o studio di fattibilità che definiscano con chiarezza gli obiettivi perseguiti; durata del contratto; importo contrattuale complessivo e sua specificazione per ogni singola fornitura, al netto di IVA; ...." 2.3 Gli obiettivi dell'intervento sullo studio di fattibilità Come si è accennato in precedenza l'obiettivo finale delle iniziative dell'Autorità sullo studio di fattibilità è quello di migliorare la qualità dei progetti di adeguamento dei sistemi informativi in termini di capacità di ottenere i benefici attesi e di contribuire al raggiungimento degli obiettivi strategici delle amministrazioni.
Alla luce di queste considerazioni e dato il ruolo importante che l'effettuazione degli studi di fattibilità può giocare nel miglioramento della qualità dei progetti, diventano obiettivi specifici delle iniziative dell'Autorità sulla tematica dello studio di fattibilità quelli di:
2.4 Il quadro delle iniziative relative allo studio di fattibilità Per raggiungere questi obiettivi è necessario attivare una pluralità di strumenti, in quanto diventa importante:
Sono quindi compresenti sia esigenze di tipo prescrittivo (che si sostanziano nella emissione di documenti ufficiali dell'Autorità) che di tipo professionale e culturale (che si traducono in indicazioni e strumenti aperti e non immediatamente vincolanti). Rimandando ad un momento successivo la decisione sull'opportunità e sui contenuti di una eventuale circolare sugli adempimenti richiesti alle amministrazioni e sulle modalità di realizzazione degli studi di fattibilità, i prodotti/servizi che l'Autorità si propone di realizzare ed attivare con le iniziative attualmente previste sulla tematica dello studio di fattibilità tendono a rispondere alle esigenze di tipo professionale e culturale. Essi si sostanziano nella realizzazione e diffusione di indicazioni operative e documentazione professionale sulla tematica e nella attivazione di modalità operative e strumenti tesi all'accumulazione dell'esperienza ed al miglioramento continuo.
Il presente documento di "Linee guida per la realizzazione degli studi di fattibilità" rappresenta una prima risposta alle esigenze individuate ed è il punto di partenza di tutte le iniziative successive. Il documento si concentra sulla chiarificazione degli obiettivi e dell'ambito di applicabilità dello studio di fattibilità, sulla integrazione dello studio di fattibilità nel ciclo di pianificazione, attuazione e verifica dello sviluppo dei sistemi informativi, sulla individuazione di un approccio concettuale e metodologico che dia risposta ai problemi di fondo emersi in passato sulla tematica e soprattutto sulla definizione dei contenuti dello studio di fattibilità. L'approfondimento delle varie specifiche tipologie di studio di fattibilità e la individuazione di metodi e tecniche utili alla sua realizzazione, qui solo accennata, sarà ripresa nelle successive iniziative.
Al presente documento si aggiungeranno:
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