7.5 Analisi costi-benefici

In questa parte dello studio di fattibilità è necessario descrivere in maniera analitica i benefici attesi dal progetto. Questo significa individuare e descrivere i vari benefici che ci si propone di ottenere dall'effettuazione del progetto, individuare ed esplicitare le metriche da utilizzare per ogni beneficio, dichiarando i valori attesi ed infine correlare i benefici individuati con gli obiettivi generali del progetto già in espressi in precedenza (vedi paragrafo 7.1 - parte relativa agli obiettivi del progetto).

L'individuazione dei benefici si riferisce in primo luogo ai benefici monetizzabili, ossia riconducibili ad una diminuzione di costi attualmente sostenuti o, in casi particolari, ad eventuali incrementi di entrata. Questo per l'ovvio motivo che i benefici monetizzabili sono quelli compiutamente utilizzabili nell'analisi costi-benefici.

Si dovrà pertanto fare uno sforzo di monetizzazione di tutti i benefici riscontrati in modo da poter arrivare ad una analisi dell'investimento. Ci possono essere peraltro dei casi in cui questa monetizzazione possa risultare particolarmente difficoltosa o per i quali la previsione in termini monetari non possa risultare sufficientemente oggettiva. Questi benefici non potranno quindi compiutamente rientrare nel computo dell'analisi dell'investimento ed il beneficio identificato potrà essere valorizzato dagli opportuni livelli di responsabilità.

Anche nei casi in cui non si arriva ad una monetizzazione dei benefici è comunque necessario riferirsi a benefici comunque misurabili, ossia riconducibili ad una modifica di un fenomeno osservabile e quantificabile, che riguarderà essenzialmente i tempi oppure misure relative ad aspetti di qualità.

Non ha quindi senso parlare di benefici "intangibili", ovvero non misurabili in alcun modo. E' infatti necessario, allo scopo di effettuare una effettiva analisi dell'investimento e soprattutto per poter poi andare ad una verifica dei risultati ottenuti, ricondurre ogni beneficio alle sue effettive conseguenze, che, se non analizzate attraverso specifici fenomeni, diventano completamente evanescenti.

Questo è possibile nella stragrande maggioranza dei casi che ancora oggi vengono spesso trattati come "benefici intangibili". Benefici quali il miglioramento del servizio reso all'utenza, la maggiore autonomia e la crescita professionale del personale, il miglioramento nella disponibilità di informazioni, la riduzione dei supporti cartacei, la rapidità e l'efficacia dei processi operativi e gestionali possono essere riportati a valori numerici di specifiche variabili correlate. Questa operazione è tanto più semplice quanto più l'individuazione del progetto e dei suoi obiettivi sia scaturita da una misurazione e valutazione dei fenomeni che generano criticità.

Questo principio vale anche per i cosiddetti benefici di "immagine", che, come insegna l'esperienza del settore privato, possono e debbono essere concretizzati attraverso l'osservazione di specifici fenomeni (reclami, ricorsi, dimissioni, richiesta di servizi, citazioni della stampa, azioni legali..).

Possono fare eccezione soltanto quei progetti che sono in realtà progetti obbligati, derivanti dalla necessità di risposta a specifiche formulazioni di legge.

Si tratta di casi limite in cui, qualora neppure una visione più generale della tematica porti alla individuazione di benefici osservabili, è compito dello studio di fattibilità sottolineare che il progetto effettivamente non porta beneficio alcuno, in modo che l'intervento possa essere complessivamente riconsiderato.

I benefici considerati faranno capo in generale all'amministrazione che propone il progetto. Eventuali benefici di cui potranno godere altre amministrazioni o altri soggetti andranno trattati separatamente.

Per tali benefici è importante descrivere il soggetto beneficiario che potrà essere un'altra amministrazione centrale, una categoria di amministrazioni locali o specifici comuni, provincie, regioni o altro, oppure un soggetto esterno alla Pubblica Amministrazione, come le persone fisiche, le famiglie, le imprese.

Per i benefici monetizzabili è necessario individuare la voce di spesa su cui incide il beneficio (principalmente riduzione di personale ma anche riduzioni di preesistenti spese informatiche, canoni affitto locali, spese di archiviazione, ecc.). Ovviamente per gli aumenti di entrata si individueranno le voci di entrata.

Per i benefici misurabili, ma non monetizzabili in maniera oggettiva, è necessario descrivere il fenomeno su cui incide il beneficio (es. tempo medio di erogazione di un servizio, percentuale di contestazioni su pratiche evase...), e individuare la misura (es. tempo) con cui si misura il fenomeno osservato.

Per tutti i benefici monetizzabili, è necessario indicare il valore annuo, inteso come riduzione del costo annuo rispetto al valore attuale (o analogamente come aumento dell'entrata annua). Per i benefici misurabili si indicherà la variazione annua della misura scelta.

In particolare per i benefici monetizzabili occorre prendere in considerazione i valori annui a partire dal loro primo manifestarsi, che può anche essere antecedente alla completa conclusione del progetto, e poi per un periodo di tre anni dopo la conclusione del progetto.

Questo significa che tendenzialmente ogni progetto dovrà portare a risultati positivi già nel corso del primo triennio dopo la sua conclusione.

In casi particolari si potrà estendere questo periodo, mai superando però il quinquennio, dato che le stime dei benefici diventano oltre un certo periodo poco attendibili.

Le tabelle seguenti schematizzano le informazioni necessarie ad una corretta analisi dell'investimento.

Benefici monetizzabili

Benefici misurabili

In questa parte del documento si evidenzieranno i costi stimati del progetto.

Per la stima dei costi occorrerà individuare le principali voci di costo, esplicitare le modalità di stima utilizzate (in particolare per quanto riguarda la stima dell'impegno di risorse umane che è all'origine di svariate voci di costo) ed infine riepilogare la stima dei costi, sia come costi di realizzazione e d'impianto che come costo di esercizio, sempre riferita allo stesso periodo di tre anni, già utilizzato per la quantificazione dei benefici.

Nella individuazione delle voci di costo è bene riferirsi ad una lista di voci che possa poi essere sempre seguita nel corso della realizzazione del progetto. Si propone pertanto la struttura delle voci di costo già prevista per il piano triennale, riepilogata nella tabella seguente.

La struttura di voci di costo proposta costituisce un buon livello di dettaglio, utile anche come check-list per la individuazione di tutti i costi diretti del progetto.

E' poi necessario individuare ed applicare specifiche modalità per la stima dei costi delle varie voci di spesa previste.

Lo studio di fattibilità deve esplicitare tutte le modalità di stima adottate, allo scopo di consentire ai centri decisionali una valutazione dell'attendibilità della stima effettuata.

E' infatti naturale che a livello di studio di fattibilità i costi siano determinabili in modo approssimato ed è quindi essenziale capire la qualità e quindi il margine di errore della stima effettuata.

La descrizione delle modalità di stima adottate, specie per tutte le voci di costo che derivano da una stima di impegno di risorse professionali (e che quindi implicano l'adozione di parametri di produttività) poi tradotte in costo sulla base di tariffe medie, consente essenzialmente di comprendere e verificare (e quindi valutare convenientemente) le stime effettuate.

Gli elementi più critici sono rappresentati prima di tutto dalla stima del costo della realizzazione del software applicativo (per i progetti tesi alla realizzazione di sistemi applicativi) e dalla tendenza alla sottovalutazione dei costi relativi all'avvio in produzione del nuovo sistema informativo e alle necessità di assistenza agli utenti.

Per quanto riguarda la realizzazione del software applicativo, per poter effettuare una stima dei costi in maniera ragionevole occorre avere una descrizione sufficientemente dettagliata del problema. In caso contrario, qualunque tecnica è solo una giustificazione formale.

Lo studio di fattibilità ha certamente l'obiettivo di produrre la descrizione richiesta, come già evidenziato in precedenza, attraverso la descrizione dei requisiti, delle specifiche di base del sistema e attraverso l'attività di scomposizione del prodotto e delle attività. Lo studio di fattibilità ha quindi la possibilità di produrre quella conoscenza del sistema da realizzare capace di sostenere una stima affidabile.

Pur tuttavia è difficile, specie per progetti complessi, che il livello di dettaglio raggiunto sia tale da poter permettere l'applicazione compiuta delle tecniche proposte per la stima dell'impegno dello sviluppo software, siano esse basate sui punti funzioni oppure sulla determinazione delle linee di codice da sviluppare.

Da queste considerazioni deriva che dovrà essere fatto inevitabilmente uso di stime basate sull'analogia sia tra i diversi sottosistemi componenti il progetto, sia con esperienze derivate da altre realizzazioni.

Ovviamente la stima sarà tanto più ragionevole in quanto si effettueranno stime separate delle varie componenti applicative, precedentemente individuate in sede di scomposizione del prodotto finale e di descrizione delle varie funzionalità. In questa ottica appare utile la tecnica di sviluppare con buon dettaglio una parte del sistema applicativo, tanto da poter applicare a questa la stima basata sul computo dei punti-funzione e successivamente usare questa stima più precisa per verificare e tarare la stima delle altre parti meno dettagliate.

Per lo sviluppo del software applicativo e per tutte le altre voci per le quali la stima del costo si basa sulla stima dell'impegno di risorse umane è necessario che lo studio di fattibilità riepiloghi tale impegno, suddividendo in risorse esterne o interne. e indicando la quantità di risorse necessarie lungo l'arco temporale previsto per la realizzazione.

Per quanto riguarda i costi di esercizio si dovranno stimare i costi per un periodo di tempo uguale a quello utilizzato per la valutazione dei benefici, quindi normalmente per un periodo di tre anni a partire dalla messa in produzione del sistema.

L'analisi dell'investimento, o analisi costi-benefici, ha un duplice scopo:

• da una parte quello di dare una giustificazione economica all'investimento necessario e quindi di sintetizzare gli elementi per la decisione sull'avvio del progetto. In questo senso l'analisi dell'investimento rappresenta uno dei cardini necessari a raggiungere gli obiettivi per cui lo studio viene effettuato.
• dall'altra quello di fornire gli elementi per la scelta nel caso in cui si comparino più alternative.

La necessità dell'analisi dell'investimento nasce dal fatto che costi e benefici di un progetto si materializzano in istanti diversi, e tali serie temporali devono essere tenute in conto nel momento della valutazione, osservando un arco temporale predefinito (normalmente l'arco dei tre anni a partire dalla messa in esercizio del nuovo sistema).

Per l'analisi dell'investimento esistono diverse tecniche tra le quali si possono citare:

• il flusso di cassa scontato (o valore attuale netto);
• i costi annuali equivalenti;
• il tasso interno di ritorno (o tasso di redditività);
• il periodo di recupero.

Rimandando alle "Guida Operativa" per una descrizione di dettaglio delle varie tecniche, se ne accennano qui brevemente le caratteristiche principali.

Secondo questa tecnica tutti i flussi finanziari (quindi i costi ed i benefici collocati sui vari anni) vengono riportati al momento temporale iniziale, utilizzando di norma il tasso che rappresenta il costo del denaro. La somma algebrica dei valori così ottenuti rappresenta il valore attuale netto che, quando positivo, indica che l'investimento è conveniente nel senso che ripaga, con avanzo, sia gli esborsi fatti che i relativi interessi.

Il metodo precedente assume che le serie temporali dei costi e dei benefici siano certe. Nella realtà esiste sempre un fattore di incertezza, di cui si può tener conto usando pesi che ridimensionino i benefici tanto più sono lontani e aumentino i costi previsti e quindi associando ai costi e benefici delle probabilità.

Secondo questa tecnica i singoli flussi finanziari vengono trasformati in una serie di pagamenti o incassi equivalenti annui costanti. La scelta sarà per l'alternativa che presenta la "rata" (somma algebrica dei valori annui) minore.

Nel metodo del tasso di ritorno si valuta direttamente il valore del tasso t* a partire dal quale l'investimento si può considerare redditizio, cioè per il quale il valore attuale netto è positivo.

Un valore elevato di t* (che deve comunque essere maggiore del costo del denaro) dà garanzie che il progetto sarà vantaggioso anche in situazioni di rischio o di incertezza.

La tecnica del periodo di recupero calcola in quanto tempo vengono ripagati gli esborsi iniziali con i flussi di cassa positivi determinati dal progetto. Ovviamente l'investimento migliore è quello caratterizzato dal periodo di recupero minore. Inoltre, a parità di tempo di recupero, l'investimento migliore è quello caratterizzato dalla minore accelerazione degli esborsi e dalla maggiore accelerazione dei flussi di cassa in entrata.

E' evidente che nel contesto della Pubblica Amministrazione il calcolo dei benefici non può essere espresso in termini di profitto, ma bensì in funzione dell'incremento del livello di servizio offerto al cittadino ed in funzione degli eventuali risparmi soprattutto in termini di personale.

Questo concetto si esprime materialmente anche attraverso la considerazione che, nell'analisi presentata, vengono esaminati solo i benefici monetizzabili e non vengono presi in considerazione i benefici misurabili in termini di qualità del servizio offerto, benefici la cui valutazione è demandata ai centri di responsabilità che dovranno decidere sull'avvio del progetto.