Linee Guida per la realizzazione di Studi di Fattibilità

8. TIPOLOGIE DI PROGETTO E TIPI DI STUDIO DI FATTIBILITÀ

L'ipotesi di indice dello studio di fattibilità, e le conseguenti specificazioni di merito sul contenuto delle varie sezioni dello studio, ha un valore generale che inevitabilmente introduce degli elementi di genericità in quanto non può compiutamente rispondere a tutte le esigenze di specificità tipiche delle singole tipologie di progetti e quindi di studi.

E' cioè evidente che l'effettuazione concreta di studi di fattibilità relativi alle varie tipologie di progetto imporrà una revisione dell'indice-tipo perché:

• ci saranno paragrafi che perdono importanza o addirittura si rivelano inutili e quindi eliminabili;
• ci saranno paragrafi che assumono particolare importanza e significato, su cui dovrà concentrarsi l'attenzione e l'approfondimento;
• ci saranno paragrafi il cui contenuto assumerà un taglio diverso nei differenti contesti, imponendo l'utilizzo di metodi e tecniche differenti.

In sostanza è indispensabile una opera di personalizzazione dell'indice-tipo, che tenga conto della tipologia di progetto ed, in certi casi, della specificità del progetto e dei problemi da affrontare.

Per aiutare le amministrazioni in questa necessaria fase di personalizzazione, l'iniziativa dell'autorità sugli studi di fattibilità prevede:

• la creazione e la diffusione di una "biblioteca" di studi di fattibilità, costituita da casi reali, che possa servire da esempio e da riferimento, "biblioteca" che tendenzialmente potrà coprire una vasta gamma di situazioni;
• la redazione di una "Guida operativa.." che, riprendendo i concetti espressi nel presente documento, approfondisca ed esemplifichi contenuti tipici, illustri metodi e tecniche da utilizzare, suggerisca percorsi operativi e fornisca semplici strumenti immediatamente utilizzabili (check-list, matrici di controllo..). In questa "Guida operativa.." saranno esaminate in dettaglio le varie tipologie di studio e per ognuna verranno fornite ulteriori indicazioni sulla personalizzazione dell'indice e quindi della struttura del documento.

Rimandando quindi a questi due strumenti per un approfondimento della tematica della personalizzazione degli studi, si forniscono qui alcune indicazioni generali, di carattere qualitativo sulle principali caratteristiche dello studio di fattibilità applicato alle principali tipologie di progetto individuate. Queste tipologie sono:

• Realizzazione di nuovi sistemi applicativi
• Reingegnerizzazione di sistemi applicativi esistenti
• Realizzazione di nuove infrastrutture tecnologiche
• Reingegnerizzazione di infrastrutture tecnologiche esistenti
• Installazione e diffusione di sistemi applicativi e/o infrastrutture tecnologiche
• Automazione d'ufficio
• Affidamento all'esterno della gestione operativa dei sistemi
• Formazione informatica

I progetti tesi alla realizzazione di nuovi sistemi applicativi, sono i progetti per i quali l'indice-tipo proposto è utilizzabile con il minor numero di modifiche. Questo perché la realizzazione di sistemi applicativi, che comprende in generale le problematiche dell'acquisizione dell'hardware necessario, della realizzazione delle basi di dati e del software applicativo, dell'installazione, dell'avvio in esercizio e della successiva manutenzione, della formazione e dell'assistenza agli utenti, rappresenta un progetto che vede coinvolta la quasi totalità delle problematiche esaminate.

Del resto la maggior parte delle metodologie presenti in letteratura si è sviluppata guardando a questa tipologia di progetti.

Quello che è quindi da sottolineare riguarda:

• l'importanza dell'esame del/i processo/i di servizio a cui il sistema è destinato e quindi, di conseguenza, delle parti di descrizione e diagnosi del processo (flussi, organizzazione, utenza..), della descrizione del processo revisionato alla luce del progetto, degli interventi non specificatamente informatici previsti e quindi della coerenza del programma complessivo di cambiamento;
• l'importanza dell'alternativa "make or buy" in termini di verifica della possibilità di utilizzo di prodotti standard o di applicazioni sviluppate in altre amministrazioni;
• l'importanza minore, dato che si tratta di una nuova realizzazione, della problematica del riuso dell'esistente, che si limiterà a prendere in considerazione eventuali piccoli interventi informatici precedenti esistenti.

Questa tipologia di progetti prevede sempre la realizzazione di sistemi applicativi ma in presenza di sistemi già esistenti su cui è necessario operare in ottica di reingegnerizzazione.

Considerando che la reingegnerizzazione di un sistema applicativo difficilmente potrà limitarsi ad una mera operazione tecnologica ma coinvolgerà in qualche misura anche l'aspetto funzionale, occorrerà valutare il peso dell'evoluzione funzionale e del suo impatto sui processi operativi.

Se questo peso e questo impatto si rivelano consistenti, si riproduce la situazione del caso precedente (realizzazione di nuovi sistemi applicativi), con l'ovvia differenza che riprende importanza la problematica del riuso delle componenti esistenti.

Se invece il peso funzionale è minore, ci si potrà principalmente concentrare sulle problematiche tecnologiche (descrizione e diagnosi dell'attuale livello di automazione, nuova architettura e nuovo ambiente di sviluppo) e sulle problematiche di riuso.

Una parte che diventa di importanza fondamentale è quella relativa all'avvio del nuovo sistema in cui dovranno essere affrontati e risolti i problemi relativi alla migrazione dei dati, con l'eventuale obiettivo di operare per la riqualificazione delle informazioni (verifiche correttezza, completezza ecc.), alla necessità di "parallelo" tra vecchio e nuovo, con tutte le questioni connesse, e alla necessità di formazione e assistenza agli utenti per aiutarli nel cambiamento.

I progetti tesi alla realizzazione di infrastrutture tecnologiche "orizzontali", quali reti, CED ed altro, hanno un legame minore con i processi di servizio, ma un legame continua ad esistere. E' infatti ovvio che la necessità di nuove infrastrutture tecnologiche non può che derivare dal fatto che tali infrastrutture sono necessarie per assicurare agli utenti un miglior servizio informativo.

Occorrerà quindi esaminare con attenzione la questione individuando bene gli obiettivi relativi al servizio che si vuole erogare all'utente finale e alle sue ricadute, attenzione che è alla base dell'individuazione dei benefici.

Nello studio di fattibilità diventa quindi essenziale, oltre alla parte specificatamente tecnologica (architettura, dimensionamento e quindi capacity planning..), la definizione dei servizi e dei livelli di servizio che la nuova infrastruttura dovrà garantire e sulla quale si innesteranno le funzionalità applicative e informative.

Per questa tipologia di progetti si dovrà necessariamente considerare l'alternativa di "make or buy", che si sostanzierà nell'esame della possibilità di usufruire dei servizi di strutture esterne già esistenti.

Questa tipologia di progetti ha lo stesso obiettivo della precedente ma parte da una situazione in cui le infrastrutture tecnologiche già esistono e vanno sottoposte ad una reingegnerizzazione. Rientrano in questa tipologia i progetti di migrazione architetturale, ad esempio iniziative di downsizing o di rightsizing, o i progetti di evoluzione delle reti di un'amministrazione per la migrazione verso la rete unitaria.

Oltre alle considerazioni già viste per la realizzazione di nuove infrastrutture, occorre anche sottolineare:

• la necessità di vedere congiuntamente nello studio (e nel progetto) la problematiche sulla reingegnerizzazione dei sistemi applicativi connessi, dato che difficilmente una reingegnerizzazione di infrastrutture non ha conseguenze sui sistemi applicativi;
• l'importanza che assume la descrizione e la diagnosi dell'attuale livello di automazione e quindi la necessità di esaminare e definire attraverso specifiche metriche la situazione attuale e attesa dei livelli di servizio che la nuova infrastruttura dovrà fornire;
• l'importanza delle scelte architetturali e quindi il necessario esame delle alternative connesse;
• l'importanza della questione del riuso;
• le problematiche di avvio e di parallelo;
• la necessità di formazione del personale informatico e degli utenti, che dovranno gestire una situazione di profondo cambiamento.

Questa tipologia di progetti parte da una situazione in cui è già stato realizzato un sistema ed occorre quindi affrontare il problema della sua installazione e diffusione su una molteplicità di siti.

L'attivazione di uno specifico progetto di diffusione ha senso ovviamente solo nei casi in cui le problematiche di diffusione assumano particolare rilevanza e quindi il rischio si concentra proprio su questa fase. Questa condizione è peraltro abbastanza comune nelle amministrazioni caratterizzate da un forte decentramento operativo.

La necessità di un progetto e di uno studio specifico discende dalla differenza sostanziale tra i temi da esaminare nella fase di prima realizzazione e quelli da esaminare nella fase di diffusione, che rischiano di essere sottovalutati se collocati all'interno del medesimo progetto.

Si tratta pertanto di una tipologia di progetti fortemente atipici rispetto a quelle precedenti e quindi anche lo studio di fattibilità assume caratteristiche particolari. In sostanza:

• assumono particolare importanza i vincoli temporali ed economici;
• perdono di significato le parti relative ai requisiti e alle specifiche applicative, in quanto già risolte nella prima realizzazione;
• le specifiche tecnologiche si orientano al diverso dimensionamento dei sistemi nei vari siti, in rapporto al carico di lavoro;
• diventano essenziali le parti relative all'avvio dei sistemi, alla formazione e all'assistenza degli utenti, alla manutenzione;
• sono fondamentali le parti dedicate al piano di lavoro e alla gestione del piano;
• l'analisi costi-benefici utilizzerà quanto già prodotto nello studio relativo alla prima realizzazione, con gli opportuni aggiornamenti;
• le raccomandazioni sulla tipologia di fornitori dovranno valutare (e cercare di minimizzare) i vincoli sull'utilizzo di prodotti e fornitori della prima realizzazione.

Anche i progetti di automazione d'ufficio, tesi alla diffusione nelle amministrazioni di strumenti di informatica individuale e di strumenti centralizzati di comunicazione (posta elettronica) e di gestione documenti, hanno una connotazione specifica.

In particolare:

• la descrizione e la diagnosi della situazione attuale non vedranno un esame puntuale dell'insieme dei processi, ma si dovrà focalizzare l'attenzione sulle attività "orizzontali" (comunicazione, produzione, archiviazione e ricerca documenti, ricerca informazioni ed elaborazioni individuali o di piccoli gruppi..);
• i requisiti e le specifiche si concentreranno sulle funzionalità e sull'interfaccia utente;
• la problematica degli standard diventa di importanza capitale;
• le modalità realizzative si dovranno concentrare sulle problematiche di acquisizione, diffusione, distribuzione, manutenzione;
• diventano essenziali le parti relative alla formazione e all'assistenza degli utenti;
• l'analisi costi-benefici dovrà contenere ipotesi generali sull'aumento di produttività.

Per questi progetti tutto il problema ruota intorno all'alternativa "make or buy" e quindi all'esame delle alternative.

In questo caso quindi i contenuti essenziali dello studio saranno:

• la definizione dei requisiti in termini di servizi informatici che dovranno essere acquisiti;
• la descrizione delle specifiche generali di questi servizi;
• la determinazione dei costi della situazione attuale;
• la stima dei costi della soluzione ipotizzata;
• la individuazione e valutazione dei benefici, con particolare riguardo alla determinazione dell'ammontare del risparmio in termini di personale;
• l'analisi dei rischi (in genere rilevanti) dell'operazione;
• la valutazione dell'alternativa tra affidamento all'esterno e mantenimento della gestione in proprio ed è proprio quest'ultimo punto che rappresenta il punto focale dello studio, per la cui risoluzione si effettuano tutte le attività precedenti;
• le raccomandazioni sulla scelta dei fornitori e per la valutazione delle offerte.

I progetti generali di formazione informatica sono quelli per i quali l'esperienza è minore e pertanto più deboli sono le indicazioni generali, in quanto ogni situazione presenta la sua specificità.

E' evidente peraltro che la descrizione e diagnosi della situazione attuale dovrà ruotare intorno alla analisi dei fabbisogni formativi, alla progettazione del piano di formazione e alla individuazione di una modalità di valutazione dei risultati.

In particolare quindi:

• la fase di descrizione della situazione attuale dovrà arrivare alla definizione degli obiettivi, allo sviluppo di "profili di competenza", alla determinazione delle esigenze di formazione (skill gap);
• il progetto di massima dovrà prevedere i requisiti generali del piano di formazione, le specifiche dei contenuti dei corsi e le tipologie di piano di formazione, gli utenti interessati;
• un'attenzione particolare dovrà essere prestata alle modalità e agli strumenti di formazione, considerando anche le possibili alternative (tradizionale, CBT, auto-apprendimento..)...
• il piano dei corsi e la responsabilizzazione dei responsabili degli utenti dovranno essere particolarmente curati in quanto costituiscono senz'altro un fattore critico di successo;
• il piano complessivo di progetto dovrà prevedere modalità di verifica dei risultati;
• l'analisi dei costi dovrà tener conto dei costi nascosti dovuti al tempo dedicato alla formazione;
• la valutazione dei benefici dovrà basarsi sulle ipotesi di ricaduta in termini di produttività.