Linee Guida per la realizzazione di Studi di Fattibilità

9. INDICAZIONI PER L'AFFIDAMENTO ALL'ESTERNO DELLO STUDIO DI FATTIBILITA'

9.1 Impegni, tempi e costi di uno studio di fattibilità

La realizzazione di uno studio di fattibilità deve essere necessariamente una attività di breve durata, data in generale l'urgenza di arrivare alla produzione del documento e alla disponibilità delle informazioni da produrre.

Una breve durata è inoltre connaturata al carattere sintetico e "direzionale" del documento da produrre, per il quale sono inutili e spesso negative eccessive lungaggini.

L'esperienza porta ad indicare un periodo variabile da uno a quattro mesi per la durata delle attività relative ad uno studio, periodo che ovviamente varia in relazione alla complessità e alle dimensioni del progetto da analizzare.

Questa durata è da intendersi come durata netta, ossia non comprensiva di eventuali fasi iniziali di conferimento dell'incarico e di avvio dei lavori e di eventuali fasi finali di esame, valutazione e accettazione del lavoro da parte del committente.

Ne consegue che per accelerare i tempi ed evitare periodi morti è utile definire in anticipo gli aspetti logistici (esame e soluzione di eventuali problemi di riservatezza, modalità di accesso ai locali, disponibilità della stanza dove lavorare, disponibilità di definiti strumenti di automazione d'ufficio da utilizzare per produrre i documenti previsti, disponibilità dell'accesso a sistemi informativi esistenti utili al lavoro..), nonché chiarire fin dal momento del conferimento dell'incarico le responsabilità, le modalità e i tempi della valutazione del lavoro, sia in corso d'opera che al suo completamento.

Un altro requisito importante per accelerare i lavori è la preparazione preventiva dell'insieme della documentazione esistente, necessaria all'attività del gruppo di lavoro. Questa documentazione potrà essere quindi consegnata immediatamente all'inizio dei lavori evitando faticosi e lunghi periodi di ricerca e collazione dei vari documenti.

L'impegno complessivo necessario alla produzione dello studio di fattibilità può variare dal doppio a quattro volte la durata temporale dello stesso. Questo significa che è da prevedersi l'impegno medio per l'intera durata del lavoro di due-quattro persone.

Anche questa stima di impegno, sempre derivante dall'esperienza, varia in conseguenza della tipologia di progetto da analizzare e della complessità e dimensione del progetto.

I fattori che maggiormente incidono sull'impegno necessario sono il numero delle persone da intervistare (responsabili e addetti di unità organizzative utenti coinvolte nel progetto, personale delle unità periferiche, responsabili di funzioni di staff interessate...), l'eventuale necessità di procedere ad una ricognizione dell'offerta di mercato (in particolare quando si deve esaminare la possibilità di acquisizione di pacchetti), la complessità di nuovo software applicativo ad hoc da progettare e stimare, la complessità delle operazioni di dimensionamento dei sistemi.

Ma l'aspetto principale che può incidere è certamente la qualità e la completezza delle informazioni iniziali. E' ovvio infatti che se l'effettuazione dello studio di fattibilità impone di ricostruire situazioni poco note e mal documentate, questa attività può incidere pesantemente sull'impegno.

Le indicazioni di impegno e durata fornite si riferiscono pertanto a situazioni medie e quindi l'impegno necessario può aumentare anche considerevolmente se si attribuiscono impropriamente allo studio di fattibilità attività di ridocumentazione di sistemi informatici esistenti o di prima rappresentazione e analisi di processi di servizio mai esaminati.

Il costo dello studio di fattibilità discende direttamente dalle considerazioni relative all'impegno, in quanto le prestazioni professionali costituiscono la parte assolutamente preponderante dell'insieme delle risorse necessarie all'effettuazione dello studio.

Il responsabile del gruppo di lavoro per lo studio di fattibilità deve essere una persona di elevata cultura ed esperienza. Tra le sue capacità professionali ci deve essere:

• Capacità di interlocuzione a livello di top management e di direzione operativa
• Conoscenza generale delle opportunità di cambiamento offerte dalla tecnologia informatica e telematica avanzata
• Conoscenza approfondita di metodi e tecniche per la pianificazione dei sistemi informativi e l'elaborazione di studi di fattibilità
• Conoscenza delle problematiche organizzative connesse all'utilizzo dei sistemi informatici
• Conoscenza approfondita di metodi, tecniche e strumenti per pianificazione, la realizzazione e la conduzione di progetti informatici
• Conoscenza approfondita di metodi e tecniche per la gestione di sistemi informativi complessi

In presenza di specifiche problematiche di riorganizzazione e ridisegno dei processi diventa importante la:

• Conoscenza di metodi, tecniche e strumenti per la pianificazione e la gestione di progetti integrati e multidisciplinari (Change Management)

Le esperienze debbono comprendere:

• Almeno 12 anni di esperienza nel settore informatico;
• Almeno 2 anni di esperienza nel ruolo di Senior Partner o equivalente o in funzioni di consulenza direzionale;
• Esperienza diretta di conduzione di progetti complessi;
• Esperienza diretta di partecipazione alla realizzazione di studi di fattibilità;

L'ampiezza e la profondità delle altre professionalità necessarie variano ovviamente secondo la dimensione e la complessità del progetto e sono diverse per le varie tipologie di progetto, in particolare tra progetti tesi alla costruzione di sistemi applicativi e progetti di natura essenzialmente tecnologica.

Tutti i partecipanti al gruppo di lavoro, con l'esclusione, negli studi più complessi, di una persona che può essere dedicata all'attività di editing e confezionamento della documentazione, debbono comunque essere persone di buona esperienza e qualificazione.

Tra le professionalità necessarie potranno annoverarsi:

• competenza in organizzazione e analisi dei processi;
• competenza in analisi e progettazione di sistemi applicativi (dati e funzioni);
• competenze per la definizione di architetture tecnologiche;
• competenza sistemistica per la progettazione e dimensionamento di basi di dati, reti, sistemi elaborativi;
• conoscenza di specifiche aree applicative;
• conoscenza dell'offerta di mercato in particolari settori;
• competenza sulle problematiche dell'esercizio dei sistemi e della conduzione dei CED;
• competenza di procedure di acquisizione;
• ..

Quasi sempre accade che nella realizzazione dello studio di fattibilità si debba far ricorso a queste competenze, ed eventualmente ad altre più specialistiche, su questioni specifiche e per periodi di tempo limitati. E' quindi importante che il gruppo di lavoro possa accedere ad altre competenze secondo necessità e che non sia rigidamente formato solo da un piccolo numero di persone fisse.

I mesi/persona complessivi previsti non vanno pertanto attribuiti solo alle persone che seguono lo studio di fattibilità in tutta la sua durata ma dovranno considerare anche l'insieme degli interventi specialistici necessari.

Per gli studi di media e alta complessità è necessaria la presenza continuativa di più risorse. Il minimo è ovviamente costituito da due persone, il responsabile del gruppo di lavoro e un'altra risorsa, che in genere redige materialmente il documento. Per gli studi di minor entità potrà essere direttamente il responsabile ad assicurare la continuità e garantire l'integrazione dei vari contributi, producendo direttamente i documenti finali.

Il rimanente impegno viene fornito da altre risorse specialiste sui vari aspetti da esaminare.

E' compito dell'amministrazione proponente predisporre in anticipo tutta la documentazione necessaria all'attività del gruppo di lavoro, che dovrà essere completa e quindi comprendere:

• il piano triennale e gli altri documenti illustranti strategie e indicazioni dell'amministrazione;
• tutti i documenti prodotti nella fase preliminare di individuazione del progetto e comunque attinenti alla "storia" dell'ipotesi progettuale;
• le norme presenti attinenti al contesto del progetto;
• la struttura organizzativa dell'amministrazione, con particolare riguardo alle unità organizzative coinvolte;
• la documentazione relativa ai processi di servizio coinvolti;
• la documentazione relativa ai sistemi informativi già esistenti su cui il progetto impatterà (sistemi da reingegnerizzare, sistemi con cui interfacciarsi, altri sistemi pre-esistenti nel contesto del progetto..)
• la documentazione su standard e norme interne del settore informatico;
• l'elenco delle persone di riferimento per lo studio (responsabili dei settori utente impattati, figure professionali informatiche da coinvolgere...);
• l'elenco telefonico interno ed eventuali altre strutture di Office Automation disponibili;

e ogni altro documento che si ritiene utile all'attività.

E' inoltre indispensabile pre-avvertire tutte le persone coinvolte nello studio dell'imminenza dell'avvio del lavoro e della presenza di personale esterno dedicato nonché far loro presente la necessità di rendere disponibili al gruppo di lavoro le informazioni di cui necessita, con interviste, questionari ed eventuale consegna di altro materiale (modulistica, report ecc.) da preparare opportunamente anche per valutare eventuali problemi di riservatezza.

Tra le persone che il gruppo di lavoro dovrà incontrare possono esserci anche dipendenti di altre aziende fornitrici dell'amministrazione. I responsabili di queste aziende fornitrici vanno contattati per avvertirli del lavoro e per definire e gestire opportunamente contenuti e modalità della loro collaborazione.

Anche se lo studio di fattibilità è affidato ad una azienda esterna l'amministrazione deve mantenere la responsabilità dei lavori e partecipare attivamente con proprie persone al gruppo di lavoro.

La prima incombenza del responsabile è la redazione, all'inizio delle attività ed in accordo con il fornitore, di un piano operativo per la realizzazione dello studio, che come tutti i piani deve prevedere la definizione dei prodotti finali ed intermedi, un piano dei rilasci, un piano delle attività, le modalità di controllo dell'andamento.

Successivamente sarà cura del responsabile verificare l'andamento dello studio, esaminare la qualità dei risultati e prevenire e risolvere gli eventuali problemi che possono sorgere. Il responsabile rappresenta l'interfaccia dell'amministrazione rispetto al fornitore è dovrà essere pertanto sua specifica cura quella di risolvere le questioni che possano nascere nel rapporto amministrazione-gruppo di lavoro, in particolare promuovendo e verificando la collaborazione che deve essere fornita dagli utenti.

E' infine utile sottolineare come la partecipazione di persone dell'amministrazione al gruppo di lavoro possa da una parte fornire al fornitore una maggiore conoscenza dell'ambiente e del contesto e dall'altra rappresenti una preziosa possibilità di acquisizione di competenza ed esperienza, configurandosi come un vero e proprio "training on the job".