Il mittente (documento in arrivo) e il/i destinatario/i (documenti in partenza o tra uffici)
Il mittente nel caso di un documento in arrivo e il destinatario (o i destinatari), nel caso di un documento in partenza o trasmesso agli uffici che afferiscono al medesimo protocollo, devono essere memorizzati in una apposita banca dati.
La banca dati deve essere implementata in modo da consentire l’efficiente individuazione del soggetto, garantendo la normalizzazione dei dati inseriti.
Il manuale di gestione deve prevedere i criteri di implementazione della banca dati (Linee guida per l’anagrafica del protocollo informatico)