1.1 Concetti e definizioni
1.1.1 Dall'idea di progetto alla effettiva realizzazione
Come è noto, il percorso che parte dalla prima formulazione di una "idea di progetto", in genere poco più di una intuizione, e arriva al compiuto utilizzo dei sistemi informativi realizzati da parte dell'utenza è un percorso lungo e accidentato. All'interno di questo percorso si collocano le attività ed i passaggi previsti dalle varie metodologie di sviluppo dei sistemi informatici, caratterizzate, nella loro tipologia e nelle loro relazioni, dall'approccio tipico delle metodologie stesse (sequenziale "a cascata", evolutivo "a spirale" ecc.). Inoltre, nella realtà delle varie organizzazioni, alle attività di origine tecnica si affiancano anche altre fasi necessarie alla effettiva realizzazione del progetto quali i cicli decisionali, l'acquisizione delle autorizzazioni e dei mezzi finanziari, la staffatura, l'acquisizione di risorse e mezzi, le verifiche… In questo percorso l'idea iniziale, spesso poco definita, acquista nitidezza e si arricchisce del dettaglio necessario per trasformarsi in un vero e proprio progetto. Questa evoluzione si sviluppa su diversi piani: le finalità generali si concretizzano in specifici risultati attesi, la soluzione prevista si scompone in un insieme dettagliato di prodotti e componenti non solo tecnici, le ipotesi sui tempi di realizzazione evolvono in un piano dettagliato con prodotti intermedi e responsabilità definite, le stime iniziali originano stanziamenti, contratti con i fornitori ecc. Se è vero che questa evoluzione continua fino alla conclusione del progetto, è altrettanto vero che nella maggior parte delle organizzazioni questa crescita non è lineare e spontanea.
Questo può accadere nelle fasi iniziali, quando le risorse in gioco sono ancora limitate, ma quando la sviluppo del progetto implica investimenti significativi pressoché ogni organizzazione definisce un insieme di informazioni ad un definito livello di approfondimento necessarie alla formazione della decisione sull'investimento stesso e all'avvio dei successivi passi realizzativi.
Questo insieme di informazioni è spesso chiamato studio di fattibilità.
Al di là della denominazione, spesso differente nei diversi contesti, la produzione di un documento che illustra e puntualizza il progetto
Nella Pubblica Amministrazione italiana la necessità e i contenuti essenziali dello studio di fattibilità sono definiti per quanto riguarda il settore informatico dal D. L.vo 39/93 ma già in precedenza esistevano circolari ed altri atti ufficiali sulla tematica, generali o specifici di determinati Enti e Amministrazioni.
L'Unione Europea definisce in maniera puntuale le modalità di presentazione dei progetti informatici concorrenti al finanziamento previsto dai vari programmi, indicando tipologia di informazioni, livello di dettaglio, modalità di espressione.
Il Dipartimento della Difesa degli Stati Uniti definisce la necessità di accompagnare ogni richiesta di realizzazione di un sistema informatico attraverso un documento definito FEA ("Functional Economic Analysis" di cui sono prescritti contenuti e livello di approfondimento.
In tutte le principali aziende italiane (si pensi per es. a Telecom, Ferrovie dello Stato, Fiat, INA..) sono definite procedure e documenti che debbono accompagnare la proposizione dei nuovi progetti di informatizzazione.
Lo studio di fattibilità pertanto rappresenta in generale un documento che raccoglie un insieme di informazioni giudicato nei vari contesti sufficiente a arrivare ad una decisione sull'investimento e ad attivare i passi realizzativi veri e propri.
Le caratteristiche essenziali di questo documento sono simili in contesti anche molto diversi tra loro e riguardano la necessità di esplicitare obiettivi, ambito e attori del progetto, benefici attesi, caratteristiche della soluzione ed in particolare dei sistemi informatici e degli altri prodotti previsti, stima dell'impegno e dei costi, definizione dei tempi di realizzazione e delle modalità operative.
Il dettaglio previsto è definito con qualche differenza nelle varie situazioni, in relazione alle specifiche modalità vigenti per l'approvazione ed il finanziamento dei progetti e per le successive modalità operative.
Esistono ad esempio situazioni in cui esistono due o più momenti successivi di approvazione che di conseguenza prevedono due (o anche più) diversi livelli di approfondimento a cui corrispondono in genere versioni differenti del documento. Nei vari contesti possono essere più o meno temporalmente distanti il momento della decisione sull'effettiva realizzazione del progetto e quello dell'avvio operativo: questo porta a definire in alcuni contesti un unico documento che risponde a entrambe le esigenze ed in altre a prevederne due, differenziati sempre per livello di approfondimento. E' questo il caso del citato Dipartimento della Difesa che prevede un FEA "preliminare" (finalizzato alla decisione) ed un FEA "finale" finalizzato all'approvvigionamento.
Nel contesto della Pubblica Amministrazione italiana, per il quale è specificatamente finalizzato questo contributo, si fa in genere riferimento allo studio di fattibilità per ambedue le finalità. In certi contesti si parla di "pre-fattibilità" per documenti precedenti allo studio vero e proprio, resi necessari da specifici passaggi di approvazione.
1.1.2 Lo studio di fattibilità
1.1.2.1 La necessità di uno "studio di fattibilità"
La necessità di effettuare uno studio di fattibilità nasce quindi dal fatto che si è individuato un possibile progetto, che per dimensione economica, complessità dell’intervento, incertezza sui requisiti e scelte da compiere sulle possibili alternative richiede un approfondimento prima di avviare la fase realizzativa, pena la possibilità di avviare un progetto ad alto rischio di insuccesso. Lo studio di fattibilità quindi nasce sempre in presenza di una "idea progettuale" già esistente che comprende gli elementi essenziali dell’individuazione del problema e dell’area di intervento, le principali linee di intervento previste, una definizione preliminare del progetto. Il compito dello studio di fattibilità è non è quindi quello di individuare le esigenze di fondo che stanno all’origine del progetto ma di dare concretezza al progetto stesso, fornendo tutti gli elementi per l’avvio della fase realizzativa. Nelle organizzazioni che adottano un sistema di pianificazione e controllo relativo ai sistemi informativi, l'individuazione dei progetti si colloca in genere all’interno dell’insieme delle attività che portano alla definizione del piano per l’informatica, piano che raccoglie le indicazioni derivanti dalle indicazioni strategiche e dalla valutazione dei problemi correnti e le sviluppa in ipotesi operative, individuando i progetti possibili. Ne consegue che l'adozione di specifiche metodologie di pianificazione porta alla proposizione di correlati percorsi per la individuazione e definizione dei progetti, alcuni dei quali sono trattati nel capitolo relativo alla Pianificazione dei Sistemi Informativi. Nelle organizzazioni che adottano una "organizzazione e gestione per processi" l'individuazione dei progetti informatici può derivare dall'esame dei risultati ottenuti, dalla conseguente diagnosi dei processi di servizio e dei processi produttivi e dalle conseguenti ipotesi di cambiamento dei processi operativi. Anche in questo caso l'adozione di specifici approcci e metodologie porta alla proposizione di percorsi per la individuazione e definizione dei progetti, trattati nel capitolo relativo alla Reingegnerizzazione dei Processi. Nelle organizzazioni che adottano, in maniera formale o meno, processi di controllo della qualità, dei risultati e dei costi del proprio sistema informativo, l'individuazione dei progetti può scaturire dall'analisi di alcuni indicatori di fondo o da più complesse attività diagnostiche che, individuando problemi, cause, aree e direzioni di intervento, evidenziano la necessità di progetti di cambiamento dei sistemi, per lo più di natura infrastrutturale (reti, migrazioni e cambiamenti architetturali, riorganizzazioni CED..). Anche l'adozione di specifiche metodologie di diagnosi dei sistemi, di "assessment" o di confronto con altre situazioni paragonabili, il "benchmarking", porta alla proposizione di percorsi per la individuazione e definizione dei progetti. Queste tematiche sono trattate nel capitolo relativo.. Nella realtà l'individuazione dei progetti si colloca spesso in un’area "grigia", caratterizzata da attività scarsamente formalizzate, in cui si intersecano i vari percorsi citati in precedenza ma in cui giocano un ruolo fondamentale sia le sollecitazioni provenienti dall’ambiente esterno che l’intuizione progettuale, la creatività e l’esperienza professionale dei vari attori. Nel settore pubblico è ad esempio evidente il ruolo esercitato dai cambiamenti normativi e dalle indicazioni governative, così come, si pensi in particolare agli enti locali, delle richieste più o meno formalizzate di utenti ed altri interlocutori. A questo si aggiungono le intenzioni "strategiche" dei vertici delle organizzazioni, gli stimoli derivanti dal confronto con altre esperienze (di altri paesi o di altri settori dei servizi) e, come già accennato, le professionalità presenti nell'organizzazione. Attraverso lo studio si dà sostanza all’ipotesi che si intende realizzare e se ne cominciano a definire contenuti, servizi da erogare, componenti; parimenti si possono descrivere e misurare i benefici attesi, si possono individuare gli impegni necessari alla realizzazione e i relativi costi, si evidenziano e valutano i rischi che ci si accinge ad affrontare, definendo nel contempo le modalità di realizzazione e di controllo del progetto che consentiranno di ridurli. Attraverso questa crescita della consapevolezza sul problema è possibile sia arrivare ad una decisione ragionata sull’investimento, sia avviare concretamente il processo realizzativo. In sostanza quindi lo studio di fattibilità diminuisce l’incertezza del progetto e fornisce i primi strumenti per governare la complessità. Il risultato è un sostanziale abbattimento dei rischi collegati che opera positivamente sulla qualità del progetto. Questo si ottiene attraverso:
Per ottenere questi risultati occorre concepire lo studio di fattibilità non come un adempimento formale ma come uno strumento di lavoro, da misurare anch’esso secondo un’ottica costi-benefici, quindi da condurre in maniera agile, senza ridondanze e con un utilizzo efficiente delle risorse loro necessarie. Sono inutili sia gli studi di fattibilità redatti come puro esercizio compilativo, sia pletorici documenti onnicomprensivi, inevitabilmente poco incisivi rispetto ai problemi reali da affrontare. L’obiettivo fondamentale dello studio di fattibilità è quello di fornire ai centri di responsabilità l’insieme delle informazioni necessarie alla decisione per l’effettivo avvio della realizzazione di un progetto e quindi sull’investimento necessario. Le informazioni chiave per la decisione sulla effettuazione del progetto riguardano la fattibilità tecnica e organizzativa, i benefici, i costi, i rischi, le scadenze temporali. Per rispondere a questo obiettivo lo studio di fattibilità deve:
E’ evidente che per raggiungere tutti gli obiettivi citati è necessario disporre di un primo livello di descrizione del progetto previsto. Ne consegue che lo studio di fattibilità deve necessariamente comprendere l’elaborazione del progetto di massima.
1.1.2.3 Applicabilità dello studio di fattibilitàSe la necessità di definire i progetti e di formalizzare questa definizione in documenti descrittivi vale per tutti i progetti di informatizzazione, tuttavia la realizzazione di un vero e proprio studio di fattibilità, che inevitabilmente implica impegno di risorse e di tempo, viene in genere prevista solo per progetti significativi, per i quali quindi impegni e rischi sono maggiori: non si giustifica pertanto la produzione di un documento formale di studio di fattibilità per progetti semplici e di limitate dimensioni.
In ogni organizzazione esistono in genere regole specifiche che indicano i casi in cui è importante o addirittura obbligatorio produrre un vero e proprio studio di fattibilità, dando concretezza a quel concetto di "significatività" che inevitabilmente risente delle notevoli differenze di contesto organizzativo e operativo delle varie organizzazioni. Non esistono pertanto formule atte ad individuare universalmente i progetti "significativi", ma è naturale che quasi ovunque i parametri chiave considerati riguardino l’impatto sui processi di servizio e l’impegno economico del progetto.
1.1.2.4 Contenuti dello studio di fattibilitàSui contenuti di fondo dello studio di fattibilità esiste nell'essenziale una larga convergenza anche tra autori, situazioni, esperienze diverse. Il punto di partenza è sempre la rappresentazione della situazione attuale, in termini di descrizione degli attuali processi e sistemi, analisi ed evidenza delle criticità, individuazione dei vincoli e definizione degli obiettivi. Successivamente si deve sviluppare il progetto di massima della soluzione, che comprende requisiti e specifiche del SI da realizzare, descrizione degli interventi sulle componenti non informative del processo, indicazioni sulle modalità di realizzazione ("Make or buy", riuso di componenti esistenti… ) e avvio. Il progetto che si delinea deve essere poi studiato dal punto di vista dell'analisi del rischio (evidenziandone fattori e modalità di gestione) e dell'analisi costi-benefici (stimando costi e benefici e valutando l'investimento). Sulla base delle scelte su questi punti, che in genere esaminano la possibilità di alternative di soluzione diverse) si delinea un progetto finale proposto che viene maggiormente descritto e dettagliato, anche in termini di piano di massima. Questo per consentire l'avvio delle fasi operative successive per le quali in genere si definiscono delle indicazioni.
Lo studio di fattibilità deve pertanto da una parte recuperare le informazioni già esistenti sul progetto per poterle poi verificare, completare e sistematizzare. Dall'altra sarà necessaria una attività specifica tesa alla elaborazione dei contenuti ancora non presenti.
1.1.2.5 Dettaglio dello studio di fattibilitàPer tutte le sezioni dello studio, ed in particolare per il progetto di massima della soluzione, si deve risolvere il problema del livello di dettaglio e di completezza (ed in genere di approfondimento) adeguato. Si tratta ovviamente di una questione che ha trovato soluzioni differenti nei vari contesti, anche in relazione al momento in cui le varie regole organizzative richiedono lo studio e alla durata prevista.
Il principio è comunque nitido: il livello di approfondimento deve essere tale da garantire il raggiungimento degli obiettivi che lo studio di fattibilità si pone. Questo significa che la progettazione della soluzione deve raggiungere già nello studio di fattibilità un livello di dettaglio che consenta:
Questo principio è comunque un principio forte per la verifica del lavoro durante la produzione di uno studio di fattibilità. Infatti appare evidente come eventuali difficoltà nell’effettuare le attività sopra elencate, derivanti da una incompletezza di elementi di valutazione, indichino chiaramente la necessità di definire meglio la soluzione proposta.
1.1.2.6 Evoluzione dello studio di fattibilitàCome si è visto lo studio di fattibilità contiene delle componenti che saranno successivamente riprese e riviste nelle successive fasi realizzative. Queste componenti sono principalmente il progetto di massima della soluzione, il piano di massima del progetto e l’analisi costi-benefici.
Il progetto di massima contenuto nello studio di fattibilità consiste in una descrizione del sistema informativo previsto che si compone della definizione dei requisiti, ossia delle condizioni che il sistema considerato deve soddisfare, e di una specificazione del sistema, ossia di una descrizione del sistema proposto in termini di proprietà. E’ chiaro quindi che il progetto di massima contenuto nello studio di fattibilità è destinato a "morire", una volta che ha risposto all’esigenza di fornire gli elementi necessari a verificare la fattibilità e alla stima di costi, benefici e tempi. Esso sarà infatti sostituito da un vero e proprio progetto esecutivo, che, partendo dai risultati dello studio, svilupperà progressivamente l’analisi di dettaglio e la progettazione completa del sistema da realizzare.
Considerazioni analoghe valgono per il piano di massima del progetto che, al momento dell’avvio della realizzazione, costituirà la base di partenza per la stesura della prima versione del piano esecutivo del progetto.
Considerazioni parzialmente diverse valgono invece per l’analisi costi-benefici.
Se la stima dei costi subirà una naturale evoluzione nel corso del progetto, affinandosi e facendosi più affidabile con la crescita della conoscenza di dettaglio dei prodotti/servizi da produrre e attraverso la verifica degli impegni e dei costi effettivamente sostenuti nelle attività realizzative, la valutazione dei benefici costituisce invece in genere un punto di riferimento che rimane invariato nel corso dello sviluppo del progetto. Questo perché la determinazione dei benefici e la loro quantificazione dipende sostanzialmente dalla situazione che si verrà a creare a progetto concluso, e questa difficilmente si modifica nel corso del progetto: si possono verificare infatti solo dei mutamenti minori, dovuti ad esempio al modificarsi delle date di rilascio di prodotti parziali.
Da queste considerazioni deriva l’importanza della definizione e valutazione dei benefici attesi nello studio di fattibilità, dato che queste elaborazioni rimarranno come elemento di verifica di fondo per il progetto, in particolare per quanto riguarda il monitoraggio del progetto e la verifica dell’investimento.
Il fatto che alcuni essenziali contenuti dello studio di fattibilità siano destinato ad essere superati nel corso delle attività realizzative non significa che lo studio di fattibilità vada in seguito rivisto ed aggiornato. Una volta che lo studio è stato prodotto ed ha risposto alle esigenze per cui è stato richiesto, rimane invariato nella documentazione di progetto.