Linee Guida per la realizzazione di Studi di Fattibilità

4. LO STUDIO DI FATTIBILITÀ E IL CICLO DI PIANIFICAZIONE E CONTROLLO DELLO SVILUPPO DEI SISTEMI INFORMATIVI

Come già osservato, lo studio di fattibilità non costituisce un adempimento isolato all'interno del processo di informatizzazione: esso si integra nel contesto più ampio del ciclo di pianificazione, attuazione e controllo degli interventi sui sistemi informativi automatizzati tesi al miglioramento dei processi di servizio della Pubblica Amministrazione. In particolare lo studio di fattibilità:

• costituisce parte integrante della formulazione del piano triennale, mutuandone l'elaborazione della visione strategica di servizio e tecnologica;
• rappresenta il punto di partenza delle varie fasi attuative, fornendo una prima definizione del progetto (progetto di massima), che verrà completata ed approfondita con l'avanzare delle attività legate al ciclo di sviluppo (progetto esecutivo, attività di analisi e progettazione...);
• forma il nucleo originario della documentazione di riferimento per le attività di monitoraggio e verifica dell'investimento.

Esiste quindi un rapporto tra lo studio di fattibilità e tutti e tre i principali momenti del ciclo, quello della pianificazione, quello dell'attuazione e quello del controllo.

Riguardo alla pianificazione dei sistemi informativi, l'Autorità ha prodotto e diffuso presso le amministrazioni una specifica metodologia per la produzione del piano triennale.

Si rimanda quindi, per una illustrazione compiuta della metodologia, al documento "Quadro generale della metodologia di Piano" (rif. 1) e agli altri documenti illustrativi già distribuiti alle amministrazioni.

Le due figure presentate sintetizzano i passi essenziali della metodologia proposta.

Come si evince dalle figure, e come trattato ampiamente in precedenza, lo studio di fattibilità è successivo alla individuazione dei progetti, che nasce dalla necessità di intraprendere le iniziative necessarie al conseguimento degli obiettivi individuati, attraverso l'elaborazione di una visione generale di servizio e tecnologica e la diagnosi dello stato dei principali processi di servizio e del patrimonio informativo e informatico.

L'individuazione dei progetti, derivante dai vari possibili percorsi citati, porta alla loro presenza all'interno del documento di pianificazione triennale con una conseguente anticipazione di contenuti che dovranno poi essere ripresi dallo studio di fattibilità.

E' proprio questa anticipazione di contenuti che provoca una inevitabile parziale sovrapposizione tra il piano di sviluppo dei sistemi informativi e gli studi di fattibilità. E' quindi normale che il documento di piano e lo studio di fattibilità affrontino tematiche simili e che vi possano essere rimandi tra un documento e l'altro.

Da una parte è naturale che il documento di studio di fattibilità debba riprendere il contesto generale in cui si colloca il progetto e recuperare le informazioni prodotte in precedenza. Dall'altra si registrerà una diversità che discende dalle diverse finalità dei due documenti e che si concretizza principalmente in un maggior grado di dettaglio e di approfondimento dello studio di fattibilità. Questo documento infatti dovrà eliminare gli elementi di incertezza e genericità, inevitabilmente presenti in precedenza, scomponendo ulteriormente il problema e specializzando e dettagliando la soluzione proposta.

In particolare:

• la visione di servizio e la visione tecnologica vengono elaborate in sede di pianificazione e riprese dallo studio di fattibilità allo scopo di contestualizzare il progetto;
• la diagnosi dei processi di servizio e del patrimonio informativo ed informatico vengono elaborate in sede di pianificazione e riprese dallo studio di fattibilità che potrà andare ai necessari approfondimenti, ovviamente solo relativamente all'area impattata dal progetto;
• le direzioni di intervento e gli obiettivi generali vengono individuati in fase di pianificazione, lo studio di fattibilità dovrà poi elaborare un maggior livello di dettaglio, soprattutto individuando le metriche adatte a misurare gli obiettivi e definendo i "valori obiettivo";
• la descrizione dei progetti all'interno del piano si avvarrà degli elementi di definizione maturati fino al momento della stesura della bozza di piano e quindi:
• si limiterà a indicare a grandi linee il progetto proposto, avvalendosi appunto degli elementi di definizione maturati nel corso delle attività che hanno portato all'individuazione, per i progetti il cui avvio è previsto più lontano nel tempo;
• potrà includere gli studi di fattibilità già completati o anticipare gli elementi principali di uno studio di fattibilità in corso per i progetti il cui avvio è previsto nel primo anno del periodo pianificato e per i quali pertanto il D. Lvo 39/93 prevede che si debbano allegare gli studi.

Lo studio di fattibilità fornirà in particolare sia le informazioni di base per la stesura dell'allegato tecnico al capitolato, sia informazioni utili alla determinazione del fornitore, alla definizione delle modalità di approvvigionamento e alla formalizzazione dei criteri di scelta delle offerte.

Dal punto di vista del capitolato tecnico nello studio di fattibilità si troveranno le indicazioni relative a:

• requisiti funzionali, architetturali e di qualità del sistema informativo da realizzare;
• specifiche globali del sistema informativo da realizzare;
• segmentazione del progetto;
• riepilogo delle acquisizioni e realizzazioni previste (configurazione del progetto);
• piano di massima del progetto (piano dei rilasci, punti di controllo, scadenze temporali).

Dal punto di vista della definizione del processo di approvvigionamento vi saranno le indicazioni relative a:

• criteri per la determinazione della tipologia di fornitore;
• modalità di approvvigionamento più adeguate;
• criteri di selezione delle offerte;
• raccomandazione sulle esigenze di negoziazione delle varianti.

Nella ipotesi di indice tipo di studio di fattibilità qui presentata, questi ultimi elementi sono raggruppati nella sezione finale dello studio, che riassume le indicazioni e le raccomandazioni per le fasi realizzative del progetto.

In generale non è utile che l'attività per lo studio di fattibilità contenga una compiuta ipotesi di testo del capitolato.

Questo perché la definizione del capitolato di gara dovrà prendere in esame anche altri fattori non considerati nello studio quali ad esempio una più precisa individuazione dei vincoli di bilancio o più globali considerazioni in relazione alle priorità tra vari progetti possibili o alla convenienza di operazioni di accorpamento/scorporo delle forniture.

Inoltre è necessario riaffermare che lo studio di fattibilità rappresenta un fondamentale contributo di carattere professionale e tecnico alle decisioni di investimento ma non si sostituisce alla necessaria decisione finale e conseguente assunzione di responsabilità che spetta alla direzione delle amministrazioni. E' pertanto sempre necessario, dopo lo studio di fattibilità, un successivo momento di valutazione e decisione finale, nel quale possono emergere ulteriori elementi sulla definizione della fornitura. Questo è tanto più vero in quanto lo studio di fattibilità può essere commissionato all'esterno e rappresenta pertanto un contributo che non può essere definitivo.

Non è quindi in genere necessario che lo studio di fattibilità comprenda una compiuta definizione di uno schema di capitolato e di conseguenza neanche di uno schema di contratto.

Nell'effettuare la stesura del capitolato, attività che deve essere svolta direttamente dall'amministrazione, si dovranno pertanto recepire i contenuti dello studio di fattibilità e si potranno introdurre gli ulteriori elementi derivanti dalle scelte dei responsabili dell'amministrazione in ordine alle modalità di approvvigionamento.

Al di là della specifica finalità dello studio di fattibilità di fornire e organizzare le informazioni necessarie alla decisione finale relativa all'investimento e all'avvio del progetto realizzativo, il rapporto tra lo studio di fattibilità e le fasi realizzative si origina dal fatto che esso contiene delle componenti che saranno successivamente riprese e riviste nella realizzazione. Queste componenti sono il progetto di massima della soluzione, il piano di massima del progetto e l'analisi costi-benefici.

Il progetto di massima contenuto nello studio di fattibilità consiste in una descrizione del sistema informativo previsto che si compone della definizione dei requisiti, ossia delle condizioni che il sistema considerato deve soddisfare, e di una specificazione del sistema, ossia di una descrizione del sistema proposto in termini di proprietà.

Poiché l'elaborazione del progetto di massima all'interno dello studio di fattibilità risponde principalmente all'esigenza di verificare la fattibilità del progetto e di stimarne costi, benefici e tempi, la descrizione del progetto che scaturisce dallo studio di fattibilità sarà necessariamente ad uno stadio di definizione non esaustivo, principalmente in termini di dettaglio e di completezza.

Dal punto di vista del dettaglio si avrà un grado di definizione del progetto caratterizzato da un elevato livello di aggregazione e generalizzazione.

Elevato livello di aggregazione significa che non tutte le componenti del sistema informativo che si intende sviluppare sono completamente scomposte e descritte e che quindi, per arrivare ad una definitiva descrizione del sistema, occorrerà procedere ad ulteriori passi di scomposizione e descrizione. Ad esempio si potrà aver individuato e descritto un sotto-sistema, ma non tutte le funzioni applicative che lo compongono.

Elevato livello di generalizzazione significa che non sono stati individuati e descritti tutti i sotto-tipi e tutte le specializzazioni delle componenti del sistema ma che ci si è limitati all'esame dei casi normali o generali. Ad esempio si potrà aver individuato e descritto la modalità standard di trattamento di una pratica ma non aver analizzato e descritto la gestione delle eccezioni.

Dal punto della completezza si avrà un grado di definizione del progetto caratterizzato da una estensione parziale e non totale, ossia dal fatto che la descrizione delle componenti del sistema informativo (secondo i vari punti di vista) potrà coprire solo una porzione del sistema. Si potrà ad esempio aver definito compiutamente le modalità di interfaccia utente per la componente principale del sistema applicativo ma aver tralasciato quelle di altre componenti di secondaria importanza.

Questo vale prima di tutto per le specificazione del sistema, per le quali si avrà in genere sia una assenza di completezza, sia la presenza di notevole generalizzazione.

Dal punto di vista dei requisiti invece è importante che lo studio di fattibilità arrivi ad individuare e descrivere tutti i requisiti (estensione totale), anche se ad un livello di dettaglio magari incompleto.

Facendo l'esempio di un sistema applicativo che deve integrarsi con altri sistemi, lo studio di fattibilità dovrà:

• individuare tutti gli altri sistemi con cui dovrà interfacciarsi (estensione totale dei requisiti di integrazione);
• dettagliare il livello di integrazione, ad esempio in termini di condivisione di quali informazioni e in quali momenti, di individuazione delle funzioni che debbono colloquiare..., solo rispetto alle principali necessità di interfaccia (generalizzazione, ossia dettaglio parziale dei requisiti di integrazione);
• definire le modalità di integrazione solo rispetto alle principali basi di dati, ad esempio in termini di condivisione o replicazione, trascurando le altre di minore importanza (estensione parziale delle specifiche di integrazione);
• dettagliare parzialmente le modalità di integrazione, ad esempio trattando il problema generale dell'allineamento delle informazioni ma rimandando al progetto esecutivo la risoluzione delle eccezioni (generalizzazione, ossia dettaglio parziale delle specifiche di integrazione).

E' chiaro quindi che il progetto di massima contenuto nello studio di fattibilità è destinato a "morire", una volta che ha risposto all'esigenza di fornire gli elementi necessari a verificare la fattibilità e alla stima di costi, benefici e tempi. Esso sarà infatti sostituito da un vero e proprio progetto esecutivo, che svilupperà progressivamente l'analisi di dettaglio e la progettazione completa del sistema da realizzare.

E' vero peraltro che il lavoro svolto non sarà perduto in quanto sarà riutilizzato per nella definizione del progetto esecutivo, definizione di cui costituirà il naturale punto di partenza.

Considerazioni analoghe valgono per il piano di massima del progetto. Anche il piano di massima dovrà avere, già nello studio di fattibilità, una estensione totale, ma certamente presenterà elevati livelli di aggregazione e generalizzazione.

E' comunque importante che già nello studio di fattibilità il piano consenta di individuare fasi del progetto in sé compiute, che consentono di conseguire benefici parziali e di semplificare l'introduzione del nuovo sistema nel contesto delle attività lavorative interessate, riducendo così i rischi connessi.

Al momento dell'avvio del progetto realizzativo questo piano di massima costituirà la base di partenza per la stesura della prima versione del piano di progetto, che diventerà il punto di riferimento principale per la gestione del progetto e subirà successive evoluzioni con l'avanzamento delle attività.

Considerazioni diverse valgono invece per l'analisi costi-benefici.

La stima dei costi subirà una naturale evoluzione nel corso del progetto, affinandosi e facendosi più affidabile con la crescita della conoscenza di dettaglio delle specifiche dei prodotti/servizi da produrre e attraverso la verifica degli impegni e dei costi effettivamente sostenuti nelle attività realizzative.

La valutazione dei benefici invece costituisce in genere un punto di riferimento che rimane invariato nel corso dello sviluppo del progetto. Questo perché la determinazione dei benefici e la loro quantificazione discende dall'esame della situazione che si verrà a creare a progetto concluso, difficilmente questa si modifica sostanzialmente nel corso del progetto. Si possono verificare infatti solo dei mutamenti minori, dovuti ad esempio al modificarsi delle date di rilascio di prodotti parziali.

Da queste considerazioni deriva l'importanza della definizione e valutazione dei benefici attesi nello studio di fattibilità, dato che queste elaborazioni rimarranno come elemento di verifica di fondo per il progetto, in particolare per quanto riguarda il monitoraggio del progetto e la verifica dell'investimento.

Il fatto che il progetto di massima contenuto nello studio di fattibilità (insieme al piano di massima) sia destinato ad essere superato nel corso delle attività realizzative non significa che lo studio di fattibilità vada in seguito rivisto ed aggiornato. Una volta che lo studio è stato prodotto ed ha risposto alle esigenze per cui è stato realizzato, rimane invariato nella documentazione di progetto. Lo studio di fattibilità non è quindi né ciclico, né evolutivo.

Questo è vero anche quando l'approfondimento che si realizza successivamente nel corso della realizzazione del progetto porta a modifiche minori dei requisiti definiti nello studio di fattibilità.

E' chiaro che possano crearsi dei problemi quando nel corso della realizzazione si arrivi a modifiche sostanziali dei requisiti e quindi dell'ipotesi di soluzione. Ma il realizzarsi di questa condizione significa di fatto che è stato prodotto uno studio di fattibilità di pessima qualità o che sono state prese decisioni di investimento che non hanno tenuto conto delle conclusioni dello studio di fattibilità. La soluzione non può essere che quella di interrompere il progetto e riformularlo sostanzialmente, iniziando di fatto la definizione di un nuovo progetto.

In un paragrafo successivo sono svolte delle considerazioni per limitare questo rischio.

Come previsto dalla circolare sul monitoraggio dei contratti, Circolare AIPA/CR3 del 28/10/1993, i contratti da stipulare dovranno necessariamente prevedere, quali modelli di riscontro per la stessa attività di monitoraggio, la disponibilità della seguente documentazione:

1. Il Manuale della Qualità, che costituisce il modello di riscontro per il Monitoraggio sul processo del fornitore;
2. Il Piano di Progetto, che costituisce il modello di riscontro per il Monitoraggio sulla conduzione del Progetto;
3. Il Piano della Qualità, che costituisce il modello di riscontro per il Monitoraggio sulla qualità dei prodotti;
4. L'Analisi dei costi e dei benefici, che costituisce il modello di riscontro per il Monitoraggio sulla bontà dell'investimento.

Come descritto in precedenza, lo studio di fattibilità, fornisce direttamente l' "analisi dei costi e dei benefici" e pone una serie di requisiti che rappresentano obiettivi e vincoli che dovranno essere tenuti rigorosamente in conto nei primi tre documenti di riscontro. Questi, come è noto, dovranno poi far parte integrante della offerta tecnico-economica prodotta dalla impresa contraente, che dovrà ulteriormente dettagliarli ed aggiornarli nel corso dello svolgimento del contratto.

Per quanto riguarda il punto 1, il Manuale della Qualità, lo studio di fattibilità dovrà fornire indicazioni relative ai requisiti di qualità del processo di produzione che dovranno essere soddisfatti dal fornitore. Tali indicazioni, una volta recepite nel capitolato di gara e quindi diventate condizioni obbligatorie della fornitura, diventano requisiti di qualità per il processo di produzione. Queste indicazioni saranno contenute nel paragrafo "Indicazioni per la gestione del piano di qualità", collocato all'interno della sezione relativa alle "Raccomandazioni per le fasi realizzative".

Il Manuale della qualità, insieme con la metodologia, le procedure ed i tools ad esso connessi, effettivamente impiegati dal fornitore nell'esecuzione dello specifico contratto, dovranno ovviamente essere coerenti con i requisiti espressi.

Anche in relazione a questa necessità è utile che tali requisiti vengano espressi in relazione agli standard ISO 9000, ed in particolare con la "ISO/DIS 9000-3 -Quality management and quality assurance standards -- Part 3: Guidelines for the application of ISO 9001:1994 to the development, supply, installation and maintenance of computer software".

Per quanto riguarda il punto 2 (Il Piano di Progetto) lo studio di fattibilità, produce il primo piano di massima del progetto (vedi apposito paragrafo all'interno della sezione "Il progetto proposto").

E' bene chiarire che tale piano di massima del progetto risulta vincolante, ai fini del monitoraggio, solo per gli aspetti relativi al piano dei rilasci, ai punti di controllo, e alla tempificazione espressa con Pert o diagrammi di Gantt.

Sarà invece il "piano di progetto" che il Fornitore produrrà in sede di offerta ad essere utilizzato quale documento di riscontro nel monitoraggio. Questo piano di progetto, che ovviamente dovrà essere allineato alle indicazioni del piano di massima, contiene anche altri aspetti (RBS, costi, ...) e dovrà risultare coerente con i vari piani presenti nel progetto (piani legati alle attività primarie, di supporto ed organizzative di cui al ciclo di vita dei sistemi informativi - estensione del ciclo di vita del software della "ISO/IEC 12207:1995 Information technology -- Software life cycle processes...").

Per quanto riguarda il punto 3, il Piano della Qualità, lo studio di fattibilità, indica in una parte del paragrafo "Requisiti del sistema informativo da realizzare" i requisiti minimi di qualità dei prodotti (piano di qualità dei prodotti sw ed hw ) e dei servizi (piano di qualità dei servizi) che dovranno essere assicurati dal fornitore e che pertanto dovranno essere contenuti nel Piano di qualità del Fornitore.

Anche ai fini del monitoraggio è pertanto importante che tali requisiti vengano espressi in relazione alle caratteristiche di qualità di cui agli standard "ISO/IEC 9126:1991-Information technology -- Software product evaluation -- Quality characteristics and guidelines for their use" per quanto riguarda i prodotti software mentre, per quanto riguarda i servizi, siano coerenti a quanto contenuto nei documenti di "specifiche del servizio", di "specifiche di realizzazione del servizio" e di "specifiche controllo qualità del servizio" di cui alla norma "ISO 9004-2:1991 - Quality management and quality system elements -- Part 2: Guidelines for services".

Naturalmente si potrà poi far riferimento a norme e standard specifici esistenti per quanto riguarda le caratteristiche delle apparecchiature in acquisizione.

Per quanto riguarda il punto 4 (Analisi costi - benefici) lo studio di fattibilità, indica in una apposita sezione i contenuti di tale analisi. Questa parte del documento di studio di fattibilità, opportunamente aggiornato sulla base dei contenuti definitivi stabiliti nell'offerta e poi nel contratto, diventa il documento di riscontro di cui alla circolare sul monitoraggio, documento sulla base del quale è possibile raggiungere la corresponsabilizzazione del fornitore.

La figura seguente illustra schematicamente le relazioni tra le varie sezioni dello studio di fattibilità e i documenti di riscontro necessari al monitoraggio, indicando le principali normative di riferimento.